En una revisi\u00f3n antilavado cr\u00edtica de un banco de mediano tama\u00f1o, los examinadores admitieron haber tenido dificultades para entender c\u00f3mo funcionaba el sistema de monitoreo de transacciones.<\/P>
Virtualmente ninguna de la informaci\u00f3n necesaria para su revisi\u00f3n \u2013los tipos de cuentas y transacciones a ser analizadas, los borradores de minutas, las falencias identificadas en la revisi\u00f3n\u2014estaba disponible. Los documentos referidos a decisiones reposaban en los estantes de la Oficina de Administraci\u00f3n de Proyectos (OAP). <\/P>
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Y se hab\u00edan tomado decisiones desastrosas. El sistema de monitoreo de transacciones era alimentado con los datos de las transacciones del sistema de dep\u00f3sitos, y no pod\u00eda ser m\u00e1s efectivo que la informaci\u00f3n que hab\u00eda sido enviada al mismo. Era posible establecer el sistema de manera que la totalidad de algunas cuentas – por ejemplo, empleados, – estuviera completamente excluida del monitoreo.<\/P>
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Facilidad para eludir la detecci\u00f3n <\/P>
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Algunas cuentas individuales hab\u00edan sido asignadas a su propio tipo de cuenta \u00fanico, lo que facilitaba pasar por alto espec\u00edficas cuentas de gente de altos ingresos y de embajadas. Algunas decisiones cr\u00edticas que fueron tomadas durante el curso de la implementaci\u00f3n no eran totalmente comprendida por aquellos que deb\u00edan realizar la supervisi\u00f3n interna y externa, y de hecho, algunos clientes estaban volando por debajo del radar de supervisi\u00f3n y control.<\/P>
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Para agregar confusi\u00f3n a la situaci\u00f3n, el sistema de monitoreo, considerado la piedra fundamental del programa de cumplimiento del banco, no estaba relacionado de manera efectiva con el plan de administraci\u00f3n de riesgo.<\/P>
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Cualquiera que estuviere observando desde afuera se ver\u00eda en apuros al tratar de comprender c\u00f3mo se relacionaban las pol\u00edticas y procedimientos de la Ley de Secreto Bancario y \u201cConozca su Cliente\u201d con el sistema autom\u00e1tico de monitoreo de transacciones, porque no se hab\u00edan actualizado los manuales para reflejar la realidad del nuevo sistema. <\/P>
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Necesidad de una \u201carquitectura\u201d esquem\u00e1tica <\/P>
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Este banco no contaba con el panorama global sobre qu\u00e9 era cumplir con las regulaciones antilavado. Lo que necesitaba era una interpretaci\u00f3n \u201carquitect\u00f3nica\u201d de todos los componentes de un programa de cumplimiento \u2013desde los elementos m\u00e1s b\u00e1sicos- que vincularan al examinador f\u00e1cilmente y de manera efectiva con la realidad de la acci\u00f3n realizada por la instituci\u00f3n.<\/P>
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Hoy en muchas organizaciones, la biblioteca de la OAP ha sido reemplazada por un sistema de administraci\u00f3n de contenido de la empresa (ACE). En los sistemas ACE, el conocimiento es administrado a trav\u00e9s del uso compartido de la informaci\u00f3n institucional mediante el uso de tecnolog\u00eda con capacidad para operar en la red. Las redes Intranet \u2013los sitios seguros y privados de una compa\u00f1\u00eda\u2014 pueden ser utilizadas por empleados y examinadores para acceder a la informaci\u00f3n corporativa, por ejemplo, podr\u00eda accederse al plan de administraci\u00f3n de riesgo como un documento electr\u00f3nico con nexos incluidos que permiten llegar a los detalles del mismo. <\/P>
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Buscando claridad del sistema <\/P>
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Un plan de administraci\u00f3n de riesgo bien preparado, uno creado con el objetivo de lograr transparencia de la organizaci\u00f3n y del sistema, define no solamente qu\u00e9 pasos deben tomarse para cumplir con las regulaciones, sino tambi\u00e9n c\u00f3mo y qui\u00e9n en cada nivel, asegurando la claridad y responsabilidad de cada uno en cada nivel.<\/P>
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Los documentos electr\u00f3nicos contienen nexos incluidos relacionados con otros sitios o documentos y son muy \u00fatiles para comprender de manera r\u00e1pida todo el panorama referido al cumplimiento.<\/P>
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Cuando usted presiona en el nexo a IT (informaci\u00f3n tecnol\u00f3gica), va a aparecer una leyenda describiendo el rol de IT en el cumplimiento de la Ley de Secreto Bancario, y un diagrama de los sistemas que son parte de la actividad de monitoreo. <\/P>
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La leyenda explicar\u00e1 c\u00f3mo funciona el sistema de monitoreo de transacciones, y si presiona m\u00e1s veces, se encontrar\u00e1 con otros documentos que tendr\u00e1n nexos incluidos al nudo central de c\u00f3mo se implement\u00f3 el sistema. <\/P>
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Nexos a explicaciones claves <\/P>
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Las opciones pueden incluir desde tipos de cuentas monitoreadas y tipos de cuentas no monitoreadas. Al presionar sobre \u00e9stas, el examinador tendr\u00e1 acceso a una lista completa de los tipos de cuentas que el banco ha elegido monitorear y a otra lista referida a aquellas cuentas sobre las que se ha decidido no hacerlo. Los documentos Intranet sirven como una herramienta de auditor\u00eda y permiten a los examinadores conocer a fondo las funciones de la organizaci\u00f3n, los sistemas manuales y autom\u00e1ticos, incluso los elementos de la informaci\u00f3n, llevando as\u00ed a la creaci\u00f3n de escenarios de pruebas del sistema. La implementaci\u00f3n de un programa antilavado es un proceso cuidadoso y estudiado para definir los elementos \u2013 sistemas, datos, procesos y gente \u2013 que son los elementos del cumplimiento. <\/P>
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Un enfoque arquitect\u00f3nico, aqu\u00e9l que resiste las demandas de los auditores externos, se traducir\u00e1 en objetivos de cumplimiento definidos claramente y en sistemas de auditor\u00eda de f\u00e1cil aplicaci\u00f3n. Dado que mucho del cumplimiento se basa en sistemas automatizados, es de suma importancia que los gerentes de riesgo y los examinadores conozcan c\u00f3mo fueron configurados los sistemas. Los documentos OPA o ACE tienen la llave del cumplimiento. Ellos definen cu\u00e1les cuentas y transacciones son monitoreadas, qui\u00e9n toma las decisiones, y c\u00f3mo funciona el proceso.<\/P>
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