{"id":5605,"date":"2012-05-17T14:54:00","date_gmt":"2012-05-17T14:54:00","guid":{"rendered":"https:\/\/pluscomply.com\/?articulos=ocho-pasos-para-enfrentar-un-proceso-de-revision-retrospectiva"},"modified":"2012-05-17T14:54:00","modified_gmt":"2012-05-17T14:54:00","slug":"ocho-pasos-para-enfrentar-un-proceso-de-revision-retrospectiva","status":"publish","type":"articulos","link":"https:\/\/pluscomply.com\/?articulos=ocho-pasos-para-enfrentar-un-proceso-de-revision-retrospectiva","title":{"rendered":"Ocho pasos para enfrentar un proceso de “revisi\u00f3n retrospectiva”"},"content":{"rendered":"

El t\u00e9rmino \u201crevisi\u00f3n retrospectiva\u201d se refiere al proceso por el cual las transacciones hist\u00f3ricas, que ya deber\u00edan haber sido analizadas, investigadas y posiblemente reportadas, son revisadas y reexaminadas a pedido de los reguladores. <\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Este proceso suele implicar costos, tiempo y puede generar algunas complicaciones con los entes supervisores. Las revisiones retrospectivas pueden ser ordenadas a los sujetos obligados por varias razones, pero la m\u00e1s com\u00fan es cuando los examinadores detectan fallas en su estructura de cumplimiento durante una inspecci\u00f3n. Los problemas m\u00e1s comunes encontrados son:<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u00b7<\/span>\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/span><\/span><\/span>No report\u00f3 alguna actividad sospechosa <\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u00b7<\/span>\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/span><\/span><\/span>Present\u00f3 reportes de operaciones sospechosas (ROS)\u00a0 <\/span>reportes de transacciones en efectivo (RTE) incompletos o inadecuados <\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u00b7<\/span>\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/span><\/span><\/span>No tiene un sistema de monitoreo de transacciones eficiente que detecte las operaciones sospechosas \u00a0<\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u00b7<\/span>\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/span><\/span><\/span>No cuenta con herramientas de investigaci\u00f3n de alertas<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u00b7<\/span>\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0 <\/span><\/span><\/span>No est\u00e1 bien definido el proceso de investigaci\u00f3n y an\u00e1lisis de las alertas <\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Este proceso suele abarcar las operaciones hist\u00f3ricas que abarcan un per\u00edodo variable entre seis meses a 3 a\u00f1os. En algunos aspectos, las revisiones retrospectivas presentan menores desaf\u00edos que el monitoreo de las transacciones en tiempo real, porque los analistas pueden revisar grupos mayores de actividades pasadas durante per\u00edodos de tiempo m\u00e1s largos, tanto en las cuentas activas como en las cerradas, para verificar los patrones y tendencias. <\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Sin embargo, las revisiones retrospectivas pueden demandar mucho trabajo y recursos, pero tambi\u00e9n tienen un lado positivo. Presentamos una serie de pasos necesarios para realizar de forma eficiente una revisi\u00f3n retrospectiva:<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

C\u00f3mo empezar<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

La obligaci\u00f3n de realizar una revisi\u00f3n retrospectiva le da a la instituci\u00f3n financiera una oportunidad \u00fanica de utilizar el proceso para adaptar mejor sus perfiles de riesgo \u00fanicos y detectar deficiencias en su programa antilavado de dinero. La informaci\u00f3n que saca a la luz la revisi\u00f3n retrospectiva puede servir como un mapa de ruta para mejorar los procesos ALD porque despu\u00e9s de completar tal proyecto es m\u00e1s posible que tenga m\u00e1s conocimiento de las capacidades y limitaciones de sus herramientas de monitoreo constante de transacciones y de los procesos de investigaci\u00f3n y reporte relacionados con ellas.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Estudiar las conclusiones de las revisiones retrospectivas puede darle una mejor comprensi\u00f3n de los riesgos de lavado de dinero y financiaci\u00f3n del terrorismo de su instituci\u00f3n financiera. Aprender de las conclusiones de las revisiones retrospectivas es clave. Por ejemplo, usted puede identificar tipolog\u00edas de lavado de dinero en los ROS revisados en forma retrospectiva e incorporar evaluaciones de riesgo en su programa continuo para detectar una mayor actividad relacionada o incorporar individuos y entidades identificados durante la revisi\u00f3n retrospectiva a su lista de vigilancia en vigencia.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Estableciendo el tono<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

Antes de comenzar con su revisi\u00f3n retrospectiva, es importante que la gerencia superior establezca el tono adecuado, enfatice a los empleados la importancia de adherir al mandato regulatorio y asuma un compromiso para aplicar las lecciones aprendidas del proceso para mejorar el avance del programa antilavado de dinero de la compa\u00f1\u00eda. En raz\u00f3n de que los profesionales de los sectores de tecnolog\u00eda, cumplimiento, auditoria interna y l\u00edneas de negocios ya recargados en sus tareas est\u00e9n obligados a asistir en la realizaci\u00f3n de la revisi\u00f3n retrospectiva, \u00e9ste puede ser un momento dif\u00edcil. Es importante recordar que se requerir\u00e1 la atenci\u00f3n cuidadosa de todos los participantes involucrados para poder completar el proceso retrospectivo.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Antes de comenzar con la revisi\u00f3n retrospectiva, converse con otras instituciones financieras y preg\u00fanteles c\u00f3mo lo hicieron ellas. La buena gu\u00eda de fuentes internas y externas puede hacer la diferencia entre una experiencia retrospectiva desagradable y una tolerable.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Mantenimiento de la informaci\u00f3n correcta es la clave<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

Una revisi\u00f3n retrospectiva conlleva el mantenimiento de la informaci\u00f3n correcta y el saber qu\u00e9 hacer con ella una vez que la tiene. El compromiso de la instituci\u00f3n para mantener la informaci\u00f3n exacta, bien organizada, puede convertir una revisi\u00f3n retrospectiva desastrosa en una eficiente. El costo de la revisi\u00f3n retrospectiva, en d\u00f3lares y personal, a menudo depende de que toda la informaci\u00f3n de las transacciones que la instituci\u00f3n deba revisar est\u00e9 completa. Cuanto m\u00e1s completa es la informaci\u00f3n \u2013 como una transferencia cablegr\u00e1fica, una transacci\u00f3n de un comercio minorista o conocer la informaci\u00f3n de su cliente \u2013 m\u00e1s f\u00e1cil ser\u00e1 eliminar \u201cpositivos falsos\u201d o resumir actividades sospechosas en un ROS.\u00a0 <\/span>Muchas instituciones financieras cometen el error de obtener informaci\u00f3n retrospectiva de una fuente \u201cenriquecida\u201d. Esa informaci\u00f3n puede ser arbitrariamente truncada de forma tal que puede obstaculizar severamente el proceso de revisi\u00f3n retrospectiva.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

La instituci\u00f3n deber\u00eda tratar de identificar correctamente a todas las partes y \u00e1reas en sus sistemas de conservaci\u00f3n de informaci\u00f3n. Esto significa la realizaci\u00f3n de una revisi\u00f3n exhaustiva de toda la informaci\u00f3n. Los reguladores quieren saber qui\u00e9n est\u00e1 realmente detr\u00e1s de las transacciones individuales y por qu\u00e9 pueden estar realiz\u00e1ndolas. Es importante mencionar, especialmente en las transacciones entre bancos, que los reguladores se inclinan a tratar de obtener la informaci\u00f3n de los terceros que puedan participar de ellas, a\u00fan cuando al hacerlo puedan demorar el proceso. Para determinar estas clases de patrones de informaci\u00f3n es \u00fatil realizar la b\u00fasqueda y clasificar el campo de informaci\u00f3n dado que puede contener informaci\u00f3n que no est\u00e9 disponible en otro lugar.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Cubriendo los riesgos<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

Usted deber\u00eda reconciliar las l\u00edneas de negocios y los productos de su instituci\u00f3n sujetos a la revisi\u00f3n retrospectiva a las evaluaciones de riesgo adaptadas especialmente con las tipolog\u00edas de lavado de dinero para asegurar que est\u00e1 evaluando las transacciones y los riesgos correctos. Sin embargo, para aplicar los escenarios de riesgo adecuados de manera efectiva, su instituci\u00f3n debe primero comprender sus propios riesgos \u2013 y los riesgos de sus varios productos y servicios, clientes y ubicaciones geogr\u00e1ficas. Sin una comprensi\u00f3n clara de c\u00f3mo opera el negocio o de sus puntos d\u00e9biles, no hay forma de distinguir entre transacciones usuales e inusuales. Y, sin esa distinci\u00f3n, es virtualmente imposible identificar patrones o actividades sospechosos que deber\u00edan ser reportados.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

\u201cAgrupe\u201d la informaci\u00f3n<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

Una vez que comprende cabalmente qu\u00e9 significa la informaci\u00f3n, deber\u00eda agrupar o \u201cseparar por casos\u201d los resultados de las conclusiones de la evaluaci\u00f3n de riesgo alrededor de una entidad central, como un cliente o una parte participante en las transacciones con uno o m\u00e1s clientes del banco, para realizar una mayor revisi\u00f3n.\u00a0 <\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Cuando sea posible, separe los grupos de transacciones o transacciones relacionados en casos individuales para limitar la cantidad que deba ser investigada en la siguiente fase del proceso. Al reducir la cantidad de casos que requieren investigaci\u00f3n, un paso clave en el proceso retrospectivo, puede ahorrar tiempo y dinero. Pero no combine demasiadas transacciones, los casos demasiado largos o complejos no pueden ser investigados de forma eficiente y pueden requerir infinidad de otorgamientos de seguridad de calidad y correcciones si son demasiado amplios.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Obtenga aprobaci\u00f3n regulatoria<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

Sea que utilice una calificaci\u00f3n de riesgo, patrones, inteligencia artificial o todas estas herramientas, deber\u00eda analizar su metodolog\u00eda con los reguladores para obtener la aprobaci\u00f3n de su proceso preferido. El no hacerlo puede resultar en trabajo extra si los reguladores no est\u00e1n de acuerdo con su metodolog\u00eda y le instruyen para que vuelva a comenzar el costoso proceso. Conversar sobre su metodolog\u00eda al comienzo y luego examinar una secci\u00f3n en com\u00fan de toda la informaci\u00f3n le permitir\u00e1n demostrarle a los reguladores c\u00f3mo funcionar\u00edan sus hip\u00f3tesis en la pr\u00e1ctica.\u00a0 <\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Aplicar las reglas sobre revisiones retrospectivas a una secci\u00f3n com\u00fan de informaci\u00f3n en lugar de a toda la informaci\u00f3n tambi\u00e9n le permite a los reguladores y al equipo de revisi\u00f3n retrospectiva adaptar mejor todo el proceso de revisi\u00f3n de informaci\u00f3n antes de aplicarlo a todo el conjunto de la informaci\u00f3n.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Usted deber\u00eda mantener informados a todos los reguladores durante todo el proceso, con res\u00famenes, muestras de casos e informes sobre el progreso de la revisi\u00f3n para mantenerlos actualizados sobre las conclusiones y las medidas correctivas que haya tomado la instituci\u00f3n. Deber\u00eda elaborar sus observaciones y comentarios y demostrar el compromiso de la instituci\u00f3n para hacer las cosas correctamente.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Establezca protocolos de investigaci\u00f3n<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

La metodolog\u00eda que deber\u00eda utilizar incluye protocolos investigativos que puedan ser auditados y procesos de seguridad de calidad para asegurar que el trabajo de investigaci\u00f3n es realizado exhaustivamente y es aplicado de forma consistente.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Las investigaciones hist\u00f3ricas que realice de acuerdo con la revisi\u00f3n hist\u00f3rica pueden llevar a los bancos a uno de tres resultados \u2013 cerrar la investigaci\u00f3n, continuar con el monitoreo de cuentas o presentar un ROS sobre las entidades o individuos bajo escrutinio. La experiencia demuestra que al adaptar los protocolos a las clases espec\u00edficas de casos, se focaliza el an\u00e1lisis, se incrementa la calidad y se agiliza la terminaci\u00f3n del caso.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Las investigaciones retrospectivas se basan en muchos procesos interdependientes que incluyen a todo el programa ALD, incluyendo los procesos de identificaci\u00f3n de clientes, las pol\u00edticas de calificaci\u00f3n de riesgo de clientes, los ROS presentados previamente, la efectividad del proceso de solicitud de informaci\u00f3n del banco y las listas de vigilancia.\u00a0 <\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Si usted est\u00e1 tratando de determinar si ciertas transacciones tuvieron un evidente prop\u00f3sito comercial leg\u00edtimo usted deber verificar la carpeta sobre conocer a su cliente y presentar pedidos de informaci\u00f3n organizados y consistentes a los gerentes de relaciones y los oficiales de cumplimiento en otras instituciones para determinar r\u00e1pidamente la industria en la que opera un cliente y su actividad anticipada. Sin esa informaci\u00f3n \u2013o una respuesta oportuna al pedido de informaci\u00f3n\u2013 es posible clasificar inadecuadamente la actividad del cliente y reportarla innecesariamente como sospechosa bas\u00e1ndose en la falta de informaci\u00f3n correcta.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Ciertos escenarios y situaciones de riesgo pueden requerir protocolos de investigaci\u00f3n especializados y metodolog\u00edas adaptadas especialmente para investigar ciertas se\u00f1ales de alerta o superar la disponibilidad o formato de cierta informaci\u00f3n de clientes, como la informaci\u00f3n conozca-su-cliente. Usted puede considerar que un protocolo y metodolog\u00eda ser\u00e1n suficientes, pero la experiencia muestra que adaptar los protocolos y las metodolog\u00edas tiende a focalizar el an\u00e1lisis, aumentar la calidad y acelerar la culminaci\u00f3n del proceso.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Alcance de los ROS<\/o:p><\/span><\/span><\/b><\/p>\n

A menudo, la actividad que aparece cuestionable a primera vista podr\u00eda ser explicada razonablemente si las porciones clave de la informaci\u00f3n de la transacci\u00f3n est\u00e1n disponibles y no es dif\u00edcil acceder a las mismas sea por localidad o por modificaciones inadvertidas. Otras veces la decisi\u00f3n de presentar o no un ROS requiere informaci\u00f3n adicional del personal de la l\u00ednea de negocios como las carpetas de apertura de cuentas o la informaci\u00f3n de los gerentes de relaci\u00f3n y\/o empleados de la l\u00ednea de negocios.\u00a0 <\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Estos pedidos de informaci\u00f3n deber\u00edan ser enviados bajo la autoridad de un funcionario de alto rango para asegurar respuestas r\u00e1pidas y efectivas. La calidad de la respuesta a las preguntas del analista investigativo a menudo determina la presentaci\u00f3n o no de un ROS.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Es muy importante presentar informes de actividad sospechosa claros y exactos que las agencias de control legal puedan comprender. Las instituciones financieras deben tener pol\u00edticas meticulosas de documentaci\u00f3n de ROS y los empleados deben ser cuidadosos al determinar cu\u00e1ndo y si debe presentarse un ROS. Los reguladores determinan si los ROS contienen toda la informaci\u00f3n importante necesaria para los agentes de control legal para investigar el caso. As\u00ed, debe ser consistente en la revisi\u00f3n y reporte de actividades sospechosas y ser igualmente consistente al decidir la no presentaci\u00f3n de un reporte que determin\u00f3 no era sospechoso.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Es cr\u00edtico obtener y documentar toda la informaci\u00f3n necesaria para decidir la investigaci\u00f3n del caso y para determinar si debe presentarse un ROS.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Si se hace correctamente, usted puede aprender much\u00edsimo sobre los riesgos de su instituci\u00f3n y medir las conclusiones de la revisi\u00f3n retrospectiva para mejorar su monitoreo constante de transacciones. El mantener la mejor informaci\u00f3n posible y utilizarla para realizar evaluaciones de riesgo que abarquen el alcance retrospectivo puede ayudarle a lograr un plan que re\u00fana todo que los reguladores apreciar\u00e1n.\u00a0 <\/span><\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Para hacer el trabajo, elaborar los casos correctos y trabajarlos utilizando protocolos de investigaci\u00f3n adaptados con correcciones, control de calidad y est\u00e1ndares de seguimiento de auditoria son los puntos iniciales de an\u00e1lisis investigativos realizados exhaustiva y consistentemente.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n

Las revisiones retrospectivas actualmente son un hecho corriente en el campo ALD. Un enfoque concienzudo y la aprobaci\u00f3n regulatoria de su enfoque llevar\u00e1n a un cumplimiento ALD mejorado, la obtenci\u00f3n de valiosa informaci\u00f3n sobre los riesgos de lavado de dinero y financiaci\u00f3n del terrorismo de su instituci\u00f3n y, posiblemente, a una mejor opini\u00f3n regulatoria sobre su instituci\u00f3n.<\/o:p><\/span><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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