Un aspecto fundamental para el adecuado cumplimiento antilavado es la identificación de los clientes, pero muchas veces este proceso puede ser complicado dependiendo del tipo de individuo o entidad, especialmente si es de otra jurisdicción.
El Grupo de Acción Financiera establece en sus 40 Recomendaciones las empresas reguladas deben aplicar las siguientes medidas como parte del proceso de Debida Diligencia del Cliente (DDC):
(a) Identificar al cliente y verificar la identidad del cliente utilizando documentos, datos o información confiable, de fuentes independientes.
(b) Identificar al beneficiario final y tomar medidas razonables para verificar la identidad del beneficiario final, de manera tal que la institución financiera esté convencida de que conoce quién es el beneficiario final. Para las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas, esto debe incluir que las instituciones financieras entiendan la estructura de titularidad y de control del cliente.
Considerando que muchas empresas operan en jurisdicciones con bases de datos deficientes o con limitado acceso, para los departamentos de cumplimiento es muchas veces un desafío verificar la identidad de los clientes procedentes de esas jurisdicciones.
A continuación presentamos algunas recomendaciones prácticas que pueden implementarse para fortalecer el proceso de identificación.
1) Obtener una copia directamente de los documentos originales vigentes. No aceptar copias presentadas por los clientes. Los más comunes son los pasaportes, la cédula de identidad y las licencias de conducir (preferiblemente cuando son emitidas con fotos). Algunas instituciones pueden aceptar identificaciones militares y carnet electorales, pero solo como documentos complementarios.
2) Investigar en internet las características del documento presentado. Para ello se deben confiar sólo en fuentes fiables, como las oficinas de extranjería e identificación del país emisor del documento, así como universidades, medios de comunicación reconocidos, colegios de abogados, etc.
4) Es recomendable solicitar una copia certificada o una constancia notariada del documento del cliente. En este caso, el documento no debe tener más de 3 meses y debe contener los datos de contacto, nombre y firma de la persona autorizada para su emisión. En caso de una debida diligencia ampliada, esta persona pudiera ser contactada para verificar la validez del documento. Algunas jurisdicciones –como Islas Caimán- exigen que el certificador sea una persona o entidad válida para tal fin, como un abogado, un contador, un notario público, entre otros, pero deben ser individuos o entidades que tengan estándares antilavado
Es importante tener claro que dependiendo del país de procedencia del cliente se pueden establecer procesos de verificación distintos, ya que algunos países ofrecen recursos que otros no tienen, como puedan ser bases de datos electrónicas o porque puede haber procesos en los cuales las autoridades o alguna instancia emiten constancias que certifican la identidad de la persona. Por ejemplo, en algunas naciones los organismos policiales pueden emitir un documento con los antecedentes penales (background check) o una notaría pública puede emitir una copia certificada del documento de identidad de la persona.
A manera de complemento, presentamos un modelo usado en muchas jurisdicciones con el texto que debe decir la copia certificada del documento de identificación del cliente, emitido por el individuo / entidad autorizada en su país de origen:
|
Documento para la verificación de identidad |
Documento para la verificación de dirección |
|
Yo certifico que esta es una copia completa y exacta del documento original que ha sido presentado ante mí por ________________ _______________, de nacionalidad ____________, nacido el ___ / ___ / ___, quien tiene una verdadera semejanza con la fotografía del documento.
Firma: ………………………………….. Nombre: _______________________________ Fecha: _________________________________ Cargo / Capacidad: _______________________ Email: _________________________________ Teléfono: _______________________________ Dirección: ______________________________ ______________________________________ |
Yo certifico que esta es una copia completa y exacta del documento original que ha sido presentado ante mí por ________________ _______________, de nacionalidad ____________, nacido el ___ / ___ / ___.
Firma: ………………………………….. Nombre: _______________________________ Fecha: _________________________________ Cargo / Capacidad: _______________________ Email: _________________________________ Teléfono: _______________________________ Dirección: ______________________________ ______________________________________ |
