Convencer a los bancos de que no les cierren las cuentas no es una tarea fácil, pero deben luchar con fuerza si quieren continuar operando, y sin una cuenta bancaria, esto es imposible.
En una conferencia celebrada en Hollywood, Florida, sobre las mejores prácticas antilavado en el sector de los NSM, expertos del sector detallaron algunas de las estrategias que estos negocios deben implementar para poder encarar con mayor solidez los problemas y obstáculos en el futuro. Un consejo para todos estos negocios es que primero se familiaricen de las regulaciones y demás obligaciones que pesan sobre los bancos para la aceptación de estas cuentas.
Sabiendo que los bancos deben demostrar más que un conocimiento rutinario sobre qué tan eficientes son los controles antilavado de los Negocios de Servicios Monetarios, éstos deben contar con un programa de cumplimiento muy eficiente, entre otros elementos esenciales para poder calmar las preocupaciones de los bancos y esquivar los obstáculos para abrir una cuenta.
A continuación, algunas de las mejores prácticas que se expusieron en el panel:
Primera práctica: el ABC del antilavado, los 4 puntos
Los NSM deben cumplir con cuatro puntos imprescindibles para evitar las operaciones de lavado de dinero en su negocio:
-Políticas, procedimientos y controles internos.
Las políticas, procedimientos y controles desarrollados e implementados para detectar el lavado de dinero y la financiación del terrorismo deben basarse en los riesgos que enfrenta una institución financiera o un negocio.
“El oficial de cumplimiento debería participar en el proceso de las revisiones internas y es su responsabilidad hacerlo”, dijo Michael McDonald, uno de los oradores del panel y socio fundador de Michael McDonald & Associates, Inc., que presta servicios especializados de consultoría en controles antilavado de las remesadores de dinero.
-Designación de un oficial de cumplimiento
La figura del oficial de cumplimiento debe asignarse a un profesional que tenga la capacidad para establecer los sistemas de cumplimiento, y que tenga el suficiente juicio e iniciativa para supervisar un complejo programa de riesgo gerencial, además de conocer el negocio.
Según McDonald, “es necesario conseguir un oficial de cumplimiento que asegure la mejor calidad posible en su trabajo y su puesto debe ser aprobado por la cúpula directiva de la entidad”. La principal misión del oficial de cumplimiento es evitar a toda costa que su negocio sea usado para lavar dinero.
-Capacitación para empleados.
Los empleados del negocio deben estar entrenados de forma constante para conocer al cliente y su perfil de actividades para evitar riesgos.
Sin embargo el entrenamiento deja afuera al nivel más importante, la comisión directiva y la alta gerencia. “Si el directorio y la alta gerencia no obligan y dan el ejemplo para una cultura antilavado, es una pérdida de tiempo molestarse entrenando a los otros niveles”, dijo McDonald.
-Realizar auditorias independientes
Al menos una vez al año, los programas antilavado de los NSM deben ser examinados para asegurarse que están adecuadamente diseñados y que funcionan adecuadamente.
El informe del examinador debería considerar todos los aspectos del programa, incluyendo la capacitación de los empleados, las transacciones realizadas, los informes de transacciones en efectivo y sospechosas, y las políticas y procedimientos escritos.
Segunda práctica: los agentes de pago deben ser tus aliados
Una cuestión a tener en cuenta cuando se incorporan agentes de pago para el negocio es que se corre el riesgo de que estén operando sin licencia.
Si el negocio matriz está en EE.UU. y el agente de pago en un país donde hay una legislación diferente o menos estricta, puede suceder que dicho agente no esté obligado por ley a obtener una licencia para operar, con lo cual sería un agente de riesgo ya que puede establecer una relación de complicidad con el cliente que puede llevarle a no reportar las operaciones sospechosas.
Por esta razón, Verónica Pérez, oficial de cumplimiento de la agencia cambiaria Quisqueyana en República Dominicana, cree necesario que “antes de firmar un contrato con un agente, hay que asegurarse bien de las legislaciones de su país, de saber quién son los propietarios, cuáles son sus referencias bancarias, en qué países operan y sobretodo cómo es su programa de cumplimiento”.
Otro elemento básico es establecer una buena comunicación con el departamento de cumplimiento del agente de pago ya que al tener que llevar a cabo la segunda parte el proceso, ellos pueden detectar fallas que no fueron identificadas al inicio, cuando se envió el dinero.
Tercera práctica: conocer al agente, tarea esencial
Para manejar de forma efectiva a los agentes, es necesario que el negocio matriz realice un proceso de investigación sobre los agentes y sus propietarios.
Para ello debe identificar: el nombre y los datos básicos del negocio, su oficial de cumplimiento, su programa antilavado, el registro como NSM, información sobre su pasado y un informe sobre antecedentes criminales de los propietarios.
Las revisiones del programa antilavado del agente deben ser periódicas y estar basadas sobre todo en las políticas, procedimientos y controles internos, el entrenamiento del empleado, revisiones independientes y la función de monitoreo.
En el caso de que tras las revisiones se encuentren serias deficiencias, los agentes pueden ser suspendidos temporalmente u obligados a finalizar su relación con el negocio matriz si fuera oportuno.
Según Peter Ziverts, oficial del departamento de cumplimiento de Western Union, “cuanto mas pronto se realice la detección de una falla, antes se realizará su corrección”.
Cuarta práctica: tener una buena tecnología y prácticas de monitoreo
Tener un buen sistema de monitoreo es básico porque no logra solamente alertar a la institución sobre posibles transacciones dudosas que podrían involucrar dinero sucio sino que también elimina toda sospecha ante los ojos de los investigadores del gobierno con información específica y consistente.
Con el objetivo de lograr un sistema así, una de las herramientas con las que cuentan las instituciones financieras es un sólido almacén de datos, la cual es la base esencial de un sistema de monitoreo eficiente.
Quinta práctica: transparencia y compromiso con el banco, las mejores armas
Esta es la asignatura pendiente de los NSM. Para evitar cierres de cuentas, es crucial establecer una buena relación con el banco, que conozcan profundamente todos los aspectos del negocio y que se proporcione información transparente.
“Los reguladores continúan realizando pedidos inaceptables a los bancos para administrar las cuentas de los NSM y de manera tan estricta, que los bancos no tienen otra opción que cerrar las cuentas”, dijo McDonald.
Según Ziverts, algunas de las claves para mantener una buena relación con el banco son: “construir un buen programa antilavado, demostrar un fuerte compromiso con la entidad financiera y un gran conocimiento del propio negocio y sus clientes, ser cooperante y responsable con cualquier dato que pida el banco y actualizar la información periódicamente”.
Sexta práctica: un buen departamento de cumplimiento, clave del negocio
El desarrollo de un buen departamento de cumplimiento es básico para el funcionamiento del negocio y su relación con las entidades financieras. “Si el departamento de cumplimiento no es el adecuado, va a arruinar tu negocio”, dijo Mc Donald.
Para lograr el buen funcionamiento es importante que el departamento reciba un buen entrenamiento, que cumpla estrictamente los puntos del programa antilavado y que todo ello esté regido bajo la figura del oficial.
“El oficial de cumplimiento debe ser la cabeza visible de un buen departamento de cumplimiento”, dijo Ziverts.
