La experta venezolana, Lida Guevara* (CAMS), quien tiene una notable experiencia en instituciones financieras, comparte para los usuarios de Lavadodinero.com, desde su perspectiva técnica, cuáles son los aspectos ineludibles que deben atender los profesionales que asumen una posición como oficial de cumplimiento:
Una mañana a recibí en mi oficina, la visita de una colega, un perfil joven recién nombrada oficial de cumplimiento de una importante institución financiera. Directamente y sin vacilar me pregunto: ¿Qué es ser un Oficial de Cumplimiento? ¿Cómo se ejerce el cargo?
Percibí ansiedad en sus ojos y ganas de encontrar soluciones en este sorpresivo encuentro. Mi respuesta fue directa le dije tienes que leer, conocer el marco regulatorio local e internacional, observe desconcierto en su expresión, probablemente no entendí o no me acorde de mis inicios, efectivamente tenía cierta lógica su interés de saber y conocer más, algunos de nosotros hemos sido probados en fuego y hemos tenido que asumir responsabilidades, ser creativos, e implementar medidas preventivas interpretando las recomendaciones de distintos organismos, hemos aprendido por ensayo y error.
Celebro la audacia de mi colega y les animo a todos a desprendernos del ego, no todo lo sabemos, es factible que algunas experiencias exitosas de nuestros colegas puedan calar acertadamente y complementar nuestros procedimientos.
En seguimiento a las consideraciones expuestas, en esta oportunidad, quiero compartir con los nuevos prospectos, las recomendaciones claves en el ejercicio de esta loable función.
Observamos en algunas instituciones, nombran un Oficial de Cumplimiento, simplemente para cumplir con un requisito del ente regulador, sin contemplar la relevancia y magnitud de la responsabilidad que implica ser un Oficial de Cumplimiento, esto se traduce en que algunos colegas no tienen la oportunidad de foguearse asistiendo a conferencias, no se le otorga debida relevancia al adquirir conocimiento y la importancia compartir experiencias con asesores y colegas, lo cual puede nutrir invaluablemente nuestro perfil profesional, más bien se ve como un gasto y no como una valiosa inversión.
La otra gran muralla a la que nos enfrentamos es que no contamos con la autoridad e independencia necesaria para ser efectivos, sino hasta que somos tocados por una situación especifica o los reguladores encuentran debilidades importantes en nuestro sistema de prevención que adquirimos alguna notoriedad e importancia dentro de la institución, como para recomendar, sugerir y tomar decisiones relevantes a objeto de administrar el riesgo de legitimación de capitales y/o financiación del terrorismo, este es el ejemplo más común al que nos enfrentamos, pero la consecuencia mas dramática de un escenario como este, es que su reputación profesional se vea afectada y sea catalogado como ineficiente por mantener controles laxos.
Tenga siempre presente que bajo una investigación nunca será valida la excusa de que no tomaron en cuenta sus observaciones o que los procedimientos internos establecidos no se respetaron, o que usted no estaba actualizado de las últimas tendencias porque no se aprobó el presupuesto para su capacitación continua, usted deberá administrar sus recursos y crear un aura impermeable, para lograr sus objetivos, a continuación algunas recomendaciones:
1) Implemente anualmente un programa de cumplimiento, el cual como bien sabemos debe ser aprobado por la Junta Directiva, en un esfuerzo por comprometerlos con sus objetivos, lleve a cabos además un plan de seguimiento y evaluación del desarrollo del mismo, a objeto de entender y visualizar anticipadamente sus deficiencias y fortalezas, lo cual le permitirá mejorar el programa del próximo año y hacer hincapié en aquellos objetivos no cumplidos satisfactoriamente.
2) Cuente con un sistema de administración de riesgos, es un elemento fundamental en el éxito de su gestión, no solo será aplicado a los clientes, categorizar el riesgo al que está expuesta la institución, mediante la segmentación de la cartera activa y pasiva, determinando el riesgo de productos y servicios, complementaran la matriz de riesgo aceptada para cualquier ente regulador, en este punto debemos hacer énfasis y transmitir a la alta gerencia de la institución que es imposible manejar y controlar el riesgo con sistemas manuales y hojas Excel, el apoyo tecnológico es primordial. Existen aplicaciones exitosas que le ahorrarán horas hombre y esfuerzos dedicados, que no solo le ofrecen la categorización del riesgo, además nos ofrecerán análisis de la transaccionalidad, importantísimo en el análisis del perfil establecido, la percepción del nivel de riesgo puede cambiar según los picos y curvas del comportamiento financiero del cliente y nivel de relaciones personales y corporativas, particularmente recomiendo el Modulo que se integra con el Systech VIGIA para una avanzada administración y gestión del riesgo operacional como sujetos obligados que somos.
3) Revise, reestructure e implemente un programa de identificación de clientes y formatos de recaudación de información, documentando y por escrito las mejoras y cambios del producto final. Deberá ser accesible a la primera línea de contacto con el cliente tales como: ejecutivos de cuenta, cajeros, asesores de negocios, personal de productos y servicios , front y back de tesorería.
4) Para llevar a cabo las 3 primeras recomendaciones, cree un órgano interno de evaluación y control, que sesionará por lo menos trimestralmente, el cual puede nombrar Comité de Prevención y Control de Administración de Riesgos ALD/FT, debe estar conformado por un staff multidisciplinario, que represente el área de regulación y control involucre a personal clave de asesoría jurídica, auditoría interna, control de gestión, calidad organizativa, y riesgos, será contraproducente involucrar las áreas de productos y servicios con las de negocios, recuerden que son precisamente estos últimos quienes particularmente deben acatar la normativa interna, no pueden fungir ni participar como diseñadores de políticas y procedimientos, ni ser reguladores internos ya que se presentaría un conflicto de intereses.
5) Cree un presupuesto exclusivo para cumplimiento, adaptado a sus necesidades especificas, tomar en cuenta la necesidad de adquirir soluciones tecnológicas que apoyen su gestión, contratación de personal, además de la capacitación continua y la multiplicación del mensaje entre las áreas, son ítems regulatorios dentro del presupuesto, que garantizan el éxito de su función al mitigar de manera eficiente los riesgos latentes en la intermediación y servicio financiero.
6) Establezca procedimientos de control interno, la información debe ser evaluada como mínimo en 3 hitos de control, el que recibe, no debe analizar, ni aprobar, estas políticas y procedimientos deben ser evaluadas periódicamente. Deje rastro de cómo fue manipulada la información, para este objetivo costumize los formatos e incluya secciones especificas de observaciones, fechas de recepción y entrega, resultados y aprobación, además le permitirá evaluar su capacidad de respuesta, este punto es altamente observado en auditorias e inspecciones realizadas por los entes reguladores.
7) La comunicación interna debe ser concisa y directa, evite abordar la idea con un preámbulo, sea claro, los latinos tendemos a redondear la idea de tal forma que terminamos desviándonos del punto principal, confiando que el espíritu de la letra está implícito nuestro punto de vista, y se entenderá. No permita que sus recomendaciones se interpreten, no deje vacios en la redacción, más bien en pocas palabras plasme sus recomendaciones, observaciones y decisiones, debe existir siempre el rastro de la Debida Diligencia aplicada en cada caso, demostrar los esfuerzos de su gestión es vital, para salvaguardar su reputación profesional en caso investigaciones externas y en el peor escenarios en la corte.
8) Nunca haga acuerdos verbales, implemente medidas o tome decisiones en la asamblea de junta directiva o en el comité de prevención, o en una simple reunión, tomemos en cuenta el viejo dicho: las palabras se las lleva el viento. El universo de posibilidades del fracaso si usted no asegura las medidas es incalculable, selle sus acuerdos y decisiones siempre mediante un correo electrónico, una minuta, o un acta de asamblea y recuerde siempre ser claro y en resumidas expresiones trasmitir el mensaje.
9) Mantenerse informado es una necesidad, en primer lugar procure tener siempre activa su afiliación o membrecía en páginas web dedicadas al tema que nos ocupa, usted puede encontrar diversidad de información relevante, casos de estudio, últimas tendencias, noticias de internet y un beneficio fundamental incalculable la formación continua, extendida a su personal, minimizando costos y brindando oportunidad de conocimiento y de información de los temas más relevantes y tendencias, tal como lo ofrece www.lavadodinero.com, o www.acams.org, cree una red de intercambio de información local y del área hasta donde se extiende su institución, motive a sus colegas participar en esta red, explicando los beneficios, procure estar al día, conocer nuevas tipologías susceptibles a permear el sistema, compare las noticias con su base de datos, con el objetivo de asegurarse que su cartera está sana.
10) La presencia personal y las relaciones interpersonales son vinculantes, un código de vestuario formal es la forma adecuada de presentarse ante sus colegas y superiores, el Oficial de Cumplimiento debe inspirar autoridad y respeto. Sus relaciones laborales deben ser cordiales, pero no de confianza, los límites han de ser respetados, a fin de impedir que un colega o superior pretenda hacer uso de la camaradería, para violar una norma interna establecida.
