Desde la década de los noventa, más de 90 países crearon unidades de información financiera (UIFs) para asimilar y analizar los indicadores de lavado de dinero en sus sistemas financieros.Las UIFs reciben distintos tipos de información, dependiendo de las obligaciones nacionales de reporte y conservación de registros, pero en general tienen funciones similares. Ellas monitorean y analizan grandes cantidades de transacciones en efectivo, revisan y analizan las actividades sospechosas para determinar patrones de lavado de dinero o financiación del terrorismo en las numerosas instituciones y productos financieros, y ayudan a las autoridades de control legal a entender cómo fluye el dinero a través del sistema financiero.
Una cantidad cada vez mayor de instituciones financieras está formando unidades de este tipo dentro de sus programas antilavado de dinero. Aplique las siguientes nueve claves para crear una exitosa UIF:
1. Destine fondos al proyecto
Las UIFs necesitan el compromiso del personal y recursos y herramientas de investigación especializadas. Deben poder analizar grandes cantidades de información para detectar patrones de comportamiento criminal no visibles en las revisiones de actividad sospechosa tradicionales. Esto puede requerir la creación de bases de datos o algoritmos especializados dentro del sistema de monitoreo de transacciones. A medida que la UIF se convierte en un recurso conocido, puede requerir más cantidad de personal y herramientas más sofisticadas.
2. Incorpórele personal adecuado
El personal de la UIF puede provenir de los departamentos de reporte de actividades o clientes sospechosos o de monitoreo de agentes. Los gerentes deberían contratar personal con mentalidad inquisitiva que pueda trabajar con múltiples prioridades y aceptar los límites de las investigaciones: las instituciones financieras deben identificar y reportar las actividades sospechosas – no probarlas más allá de una duda razonable.
Las UIFs pueden estar organizadas de diversas maneras. Algunas organizan a los analistas por región dado que a menudo los distintos países tienen diferentes requisitos de reporte y conservación de registros. Las actividades que pueden parecer normales en un área pueden ser sospechosas en otra. Otras organizan al personal de acuerdo con las líneas de productos. Western Union, por ejemplo, tiene equipos de monitoreo diferentes de los dedicados a transferencias de fondos de consumidor. Esto le permite elaborar criterios distintos para el monitoreo y una estrategia de revisión adaptada para cada situación.
3. Amplíe sus fuentes de referencia
Las UIFs institucionales reciben la mayoría de los casos referidos de los sistemas de monitoreo de transacciones y reporte de actividades sospechosas, pero podrían obtener información crucial de otros departamentos.
Varias demandas por fraude, por ejemplo, podrían indicar controles débiles en una sucursal o en una oficina de un agente. Las solicitudes de información de otras instituciones financieras sobre clientes sospechosos, conocidas como pedidos de la Sección 314(b) de la Ley USA Patriot, son buenos indicadores de que revisiones adicionales pueden ser necesarias. La clave es analizar todos los casos referenciados en conjunto y entender qué representan las tendencias.
4. Conozca sus límites
Las UIFs enfrentan varias limitaciones legales. Si una investigación requiere diligencia debida que implique la utilización de información de la oficina de crédito, por ejemplo, la Ley de Reporte Justo de Crédito (Fair Credit Reporting Act) puede requerir la obtención del consentimiento del cliente.
Es importante entender las herramientas y de dónde proviene la información antes de realizar una investigación. La relación contractual entre una institución y sus clientes puede crear más limitaciones en esas situaciones como la suspensión o limitación de las actividades de la cuenta sin la notificación del cliente. Recuerde siempre obtener asesoramiento legal antes de considerar estos temas.
5. Continúe investigando las conclusiones
Después de identificar el riesgo, tome las medidas necesarias para mitigarlo. Documente las medidas finales tomadas para resolver las actividades inusuales en el expediente presentado a los reguladores, examinadores y auditores.
Conserve copias de los informes de actividad sospechosa en el expediente y deje constancia de cualquier referencia a las autoridades de control legal. Para la UIF, esto es tan importante como el documentar las razones por las cuales se decidió no tomar ninguna medida. Establezca un proceso de referencia entre la UIF y el área de reporte de actividad sospechosa.
6. Responda a los reportes recibidos
Responda a los empleados que refieren actividades inusuales a la UIF. Si ellos creen que nadie hace nada respecto de la información que entregaron, pueden dejar de referir esas actividades. Si ellos reportan actividades consideradas normales para el producto, segmento o consumidor, dedíquele tiempo a informarlos y educarlos sobre el tema.
Limite la cantidad de detalles que son compartidos internamente sobre las investigaciones de la UIF o sus resultados. Las citaciones de jurados generalmente son confidenciales y la información sobre las mismas debería ser divulgada únicamente cuando sea necesario. Si se presenta un IAS después de una revisión de la UIF, FinCEN sugiere compartir esa información solamente con los empleados que necesitan conocerla como parte de sus funciones laborales.
7. Haga un seguimiento de las actividades
Elabore un mecanismo de seguimiento para revisar las actividades pasadas de un cliente en particular. Incluso en el caso de que una revisión anterior no haya encontrado puntos de interés, una nueva referencia puede brindar una nueva perspectiva sobre el comportamiento de ese cliente.
8. Manténgase focalizado en el riesgo
El análisis de las transacciones puede identificar patrones interesantes, pero las UIFs deberían focalizarse solamente sobre aquellos asociados con el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo.
Evite la tentación de realizar investigaciones hasta el más mínimo detalle – pare después de analizar completamente el riesgo para la institución y obtener la información necesaria para tomar las medidas adecuadas. Las UIFs también pueden ayudar a monitorear a los clientes, segmentos y productos de alto riesgo.
9. Maximice las ventajas
Las UIFs juegan roles importantes en las relaciones con los reguladores. Contar con un equipo de analistas altamente capacitados para complementar al equipo de monitoreo de transacciones le brinda una oportunidad adicional de analizar a los clientes, segmentos y productos de alto riesgo. Esto refuerza el compromiso de la institución con el cumplimiento.
*Por Kevin Favreau, Vicepresidente de la Unidad de Información Financiera de Cumplimiento Global ALD de Western Union Financial Services en Colorado.
