Uno de los temas que enfrentan las compañías de seguros en su cumplimiento con las regulaciones antilavado de dinero (ALD), y claramente el más riesgoso, es la integración de sus agentes independientes dentro de sus programas. Y el Departamento del Tesoro de EE.UU. está mirando al sector privado para encontrar una solución.
En octubre del 2005, el Departamento del Tesoro de Estados Unidos publicó regulaciones finales que obligan a las compañías de seguros a tener programas ALD y a reportar actividades sospechosas. Los agentes y corredores están exceptuados de estas regulaciones, pero se espera que las compañías los integren a sus programas.
Esto presenta un desafío mayor a medida que la industria busca asegurarse que los agentes independientes y los corredores cumplen con las disposiciones, a la vez que tienen en cuenta el tiempo que les lleva hacerlo y que les quita de la comercialización de sus productos. También puede ser que la industria no pueda desarrollar un enfoque único para la capacitación de los agentes, pero al menos debería saber qué pensar al respecto.
A continuación se detallan cuatro áreas que las compañías de seguros deberían considerar al analizar este desafío.
1. Reconocimiento por parte de los productores/agentes de las obligaciones ALD
- Asegúrese que los productores reconocen la necesidad de cumplir con el programa ALD del asegurador.
- Asegúrese que los agentes obtengan solicitudes y conserven los registros de los titulares de pólizas.
- Determine si hay necesidad de que el agente monitoree una póliza.
- Entrene a los agentes acerca de las señales de alarma y cómo identificarlas.
- Reconozca que el enfoque ALD para los productores varía dependiendo del tamaño – y riesgo – de la operación del agente independiente.
- Asegúrese que los agentes independientes comprenden los varios aspectos del enfoque para el cumplimiento ALD, incluyendo el reporte de actividades sospechosas.
- Capacite a los agentes acerca de los distintos requisitos a nivel estatal y federal.
- Notifique a los agentes sobre la posibilidad de pedidos de información que pudieren presentar las entidades de cumplimiento legal u otros organismos gubernamentales.
- Capacite acerca de la posibilidad de compartir información con otras instituciones financieras.
- Considere si debería esperarse o si es obligatorio que las operaciones de un determinado volumen del agente cuenten con un oficial de cumplimiento ALD designado.
- Los agentes deben saber qué buscar cuando realizan ventas a sus clientes. Si un cliente es reticente a dar información, deben observar esto e informarlo al asegurador.
2. Regulación PIC para el asegurador todavía no fue propuesta
Debido a que no existe una regulación escrita sobre programas de identificación de clientes para los aseguradores, las compañías pueden asumir un enfoque similar al delineado en la regulación para los corredores.
- Los factores de riesgo a ser considerados son: evaluar los riesgos más importantes en las pólizas vendidas y en la clientela, los distintos tipos de pólizas vendidas, los distintos tipos de solicitudes de tales pólizas, los varios métodos que utilizan los agentes para contactar a posibles titulares de pólizas y aquellos titulares que ya cuentan con una póliza, los distintos tipos de información identificatoria disponibles, la consideración al tamaño, ubicación y base de clientes del agente o de la agencia general.
- La información mínima que debe obtenerse en el momento de solicitar una póliza debería incluir el nombre, fecha de nacimiento, domicilio (el de individuos es simple, en el caso de entidades, como un fideicomiso – es más dificultoso), y el número de identificación que surge de un documento identificatorio oficial que contenga una fotografía.
3. Revisiones anuales
- Revise los contratos con los agentes independientes en el momento de decidir su continuación.
- El agente debe comprender su responsabilidad constante de observar el carácter humano durante el lapso de contacto con un solicitante o titular de cuenta.
- El agente debe estar informado sobre y cooperar con la necesidad de observar todas las transacciones, no solamente aquellas que cumplen ciertos montos mínimos (o volumen de primas).
- El agente debe estar dispuesto a informar al asegurador sobre solicitantes que no tengan interés en las características de un seguro de vida o en un producto de renta anual.
- Revisar con el agente la necesidad de un reporte rápido y confiable de la información al asegurador.
4. Seguimiento
- La comunicación con los agentes independientes; las compañías de seguros debe ser parte de las actividades de los agentes independientes a fin de brindar información confiable a la gerencia del asegurador.
- Mantener el diálogo con los agentes independientes (o los mayores productores de operaciones) y determinar si debe realizarse algún ajuste en los protocolos de capacitación.
- Si se esperase o existiere un requisito legal para que las operaciones del agente de determinado tamaño tuvieran determinadas capacidades de los sistemas o que debieran instalarse esos sistemas.
Por Victoria E. Fimea, Vicepresidente, Asesora Legal General y Secretaria de Fort Dearborn Life Insurance Company, Chicago, donde desarrolla e implementa el programa ALD de la compañía.
