De los temas que enfrentan las compañías de seguros de EE.UU. para cumplir con las regulaciones antilavado de dinero (ALD), claramente el más inminente es la integración de sus agentes independientes dentro de sus programas. Y el Departamento del Tesoro está mirando al sector privado para preparar una solución.
En octubre del 2005, el Departamento del Tesoro publicó las regulaciones finales que obligan a las compañías de seguros a contar con programas ALD y a reportar actividades sospechosas. Los agentes y corredores están exentos de estas regulaciones, pero las compañías deben incluirlos en sus programas.
Esto presenta un gran desafío ya que la industria debe asegurarse que los agentes y corredores independientes cumplen con estos requisitos a la vez que deben equilibrar el tiempo que tal cumplimiento les demande y dejan de dedicar a la comercialización de sus productos. También puede ser que la industria no pueda desarrollar un enfoque único para capacitar a los agentes, pero al menos debería saber qué debería considerar y tener en cuenta. A continuación detallamos cuatro áreas que las compañías de seguros deberían tener en cuenta al enfrentar este desafío.
1. Reconocimiento por parte de los productores/agentes de las obligaciones ALD
- Tenga una fuente de poder para asegurarse que los productores reconocen la necesidad de cumplir con el programa ALD del asegurador.
- Asegúrese que los agentes obtengan solicitudes y mantengan registros de los titulares de pólizas.
- Determine si hay alguna necesidad de que el agente monitoree una póliza.
- Capacite a los agentes sobre las señales de alarma y cómo identificarlas.
- Reconozca que el enfoque ALD para los productores varía dependiendo del tamaño y riesgo de la operación del agente independiente.
- Asegúrese que los agentes independientes comprendan el enfoque múltiple para el cumplimiento ALD, incluyendo el reporte de actividad sospechosa.
- Capacite a los agentes sobre los diferentes requisitos estatales y federales.
- Notifique a los agentes acerca de la posibilidad de pedidos de información por parte de las agencias de cumplimiento legal u otros entes gubernamentales.
- Infórmese acerca de la posibilidad del uso compartido de la información con otras instituciones financieras.
- Considere si debería esperarse que o si es obligatorio que las operaciones del agente de un cierto volumen debieran contar con un oficial de cumplimiento ALD.
- Los productores deben saber qué buscar al momento de realizar ventas a sus clientes. Si un cliente fuere reticente para dar información, los productores deben observar y referir esta información al asegurador.
2. Regulación PIC para el asegurador no ha sido propuesta todavía
- Dado que no hay una regulación para la identificación del cliente para los aseguradores de este tipo, las compañías pueden asumir un enfoque similar al contenido en la regulación para los corredores.
- Los factores de riesgo a considerarse son: evaluar los riesgos más importantes en las pólizas vendidas y en la clientela, los distintos tipos de pólizas vendidas, los distintos tipos de solicitudes para dichas pólizas, los diferentes métodos que utilizan los agentes para contactar a los potenciales titulares de pólizas y a aquellos titulares de pólizas ya establecidos, consideración del tamaño, ubicación y base de clientes del agente o de la agencia general.
- La información mínima que debe obtenerse al momento de solicitar una póliza debería incluir el nombre, fecha de nacimiento, domicilio (individual; de la entidad, si fuere un fideicomiso, con más razón), y el número de identificación de un documento de identidad emitido por el gobierno y que cuente con una fotografía.
3. Revisiones anuales
- Examine los acuerdos contractuales con los agentes independientes al momento de renovar los contratos; la emisión de importantes y eventuales retroactivos.
- El agente debe ser consciente de la responsabilidad constante para observar el carácter humano durante el tiempo de contacto con un solicitante o titular de póliza.
- El agente debe estar informado y cooperar con la necesidad de observar todas las transacciones, no solamente aquellas que cumplen ciertos mínimos (o volumen de primas).
- El agente debe informar voluntariamente al asegurador sobre aquellos solicitantes potenciales/solicitantes que no demuestren interés en las características de un seguro de vida o de un producto de renta anual.
- Revise con el agente la necesidad de un reporte rápido y confiable de la información al asegurador.
4. Seguimiento
- En la comunicación con los agentes independientes, las compañías aseguradoras deben tener un manejo de las acciones de los agentes independientes a fin de brindar información confiable a la gerencia del asegurador.
- Mantenga el diálogo con los agentes independientes (o el mayor productor de operaciones) y determine si existe la necesidad de realizar cualquier ajuste en los protocolos de capacitación.
- Si se esperare o existiere la obligación para que las operaciones del agente de un cierto tamaño tuvieren ciertas capacidades de sistemas determinadas o que instalaren tales sistemas.
Victoria E. Fimea es Vicepresidenta, Asesora Legal General y Secretaria de Fort Dearborn Life Insurance Company, Chicago, donde desarrolla e implementa el programa ALD de la compañía. Ella será oradora en la 11ra. Conferencia y Exhibición Anual Internacional sobre Lavado de Dinero de lavadodinero.com y Money Laundering Alert que se realizará el 15 y 16 de marzo de 2006.
