Por el Departamento Editorial.
El dinamismo del mundo criminal exige a las autoridades y a las entidades reguladas ser capaces de adaptarse oportunamente a los continuos desafíos, para responder adecuadamente a los riesgos asociados. No obstante, la adaptación a nuevas exigencias regulatorias y la implementación de nuevos procedimientos de control pueden convertirse en un proceso frustrante para el personal responsable. Más dificultades se presentan cuando los nuevos procedimientos contemplan más requerimientos de información y documentación de los clientes, aliados o proveedores.
Con la finalidad de hacer más viable la adaptación hacia los nuevos procesos, es importante seguir las siguientes recomendaciones:
– Capacitación al personal: incorporar nuevos procedimientos como parte del programa de cumplimiento exige que el personal de la entidad esté preparado. La capacitación focalizada es indispensable para que cada empleado, especialmente los responsables de los procesos clave, pueda entender los cambios y cumplir su rol efectivamente.
Una vez diseñados los procesos que deben ser implementados, es fundamental crear un plan de entrenamiento integral que abarque al personal directamente relacionado a los procesos, así como a los miembros de la junta directiva y altos ejecutivos de la entidad.
– Concienciación de los clientes: es importante diseñar una estrategia de comunicación para explicar a los clientes el impacto que tendrán los nuevos controles en su relación comercial, así como los nuevos requerimientos que puedan estar contemplados en materia de información.
La entidad debe informar de manera proactiva que los procesos y la información exigida son parte de un nuevo mandato legal o que responden a la estrategia del banco para combatir los crimines financieros. Si las personas no conocen el trasfondo de los nuevos requerimientos de información o de documentos, pueden sentirse incómodos por considerar que la entidad está invadiendo su privacidad.
– Ajustes tecnológicos: los sistemas automatizados, programas o servicios tecnológicos proveídos por terceros deben ser revisados y/o ajustados para que se ajusten a los nuevos procesos establecidos. En algunos casos puede ser necesaria la inversión en nuevos equipos o en la actualización de los existentes.
Además de poder capturar la información o los documentos, es importante que la estructura tecnológica cumpla con medidas de seguridad para evitar el robo o la pérdida de información.
– Verificación final: los nuevos procedimientos deben ser revisados y, en caso de ser necesario, reajustados para garantizar que la entidad está en cumplimiento pleno de las nuevas normas dentro de los plazos de implementación otorgados por las autoridades.
