El Artículo 314(a) de la Ley USA Patriot permite a las agencias de inteligencia y de cumplimiento legal obtener información relacionada con el lavado de dinero y la financiación del terrorismo de las instituciones financieras de EE.UU. Pero los bancos deben tomar medidas para asegurarse la confidencialidad y seguridad de tales pedidos, los que son enviados a través de la Red de Control de Crímenes Financieros del Departamento del Tesoro de EE.UU., (FinCEN), la unidad de inteligencia financiera.
Si bien la regulación no establece ninguna forma específica para conservar los registros de las búsquedas, las instituciones financieras deberían documentar todas las solicitudes y búsquedas y conservar esa documentación “durante un plazo razonable de tiempo para hacer un examen cronológico efectivo, – de acuerdo con el documento del FinCEN denominado 314(a) Preguntas Frecuentes (publicado en febrero de 2003).
Existen maneras de demostrarles a los inspectores que su institución ha realizado las búsquedas a la vez que protegía la información.
Varios inspectores bancarios federales dijeron a Lavadodinero.com que las anotaciones que la mayoría de los bancos deben conservar en sus búsquedas 314(a) incluyen: fecha de la solicitud, su número de orden dada por FinCEN, nombre de la persona a quien se dirige la búsqueda, qué se hizo con ella y, en la mayoría de los casos, una firma verificando que la búsqueda fue completada.
Algunos bancos usan un formulario para cada solicitud 314(a) incluyendo esa información así como también indicando cuáles bases de datos o transacciones del banco se buscaron para dar la información solicitada, y si existe cualquier resultado positivo de las búsquedas.
Esas anotaciones o formularios – y cualquier otra documentación que respalde la búsqueda y el proceso – incluso debe conservarse en un lugar seguro, lo mismo que las listas.
Según el testimonio de un regulador bancario, las agencias reguladoras esperan aclarar este tema en sus procedimientos de revisión interagencias de la Ley de Secreto Bancario, que deben realizarse en el segundo trimestre de 2005.
