Por Len Steinmetz*
La presión regulatoria continúa. Las cosas se están poniendo más serias para usted y su departamento de cumplimiento. Usted finalmente siente que ha ganado el respeto – y el presupuesto – que necesita para poner en funcionamiento un programa efectivo de monitoreo y seguimiento antilavado de dinero. Entonces, ¿por dónde comenzar cuando llega el momento de elegir un software ALD?
Haga una lista de los requisitos de su banco antes de hablar con un proveedor. Los requisitos deberían incluir las capacidades básicas para descubrir actividad en efectivo que debe ser reportada (estructuración, etc.), la capacidad para descubrir movimientos de fondos (acumulaciones, artilugios para evadir obligaciones de reporte, etc.) y otros elementos, dependiendo si usted trabaja para un banco, una compañía de tarjetas de crédito, un vendedor o agente de hipotecas u otra empresa financiera. Usted querrá buscar cualquier actividad de lavado de dinero simple, así también como cualquier actividad fraudulenta.
Esto es sólo el comienzo de su trabajo de evaluación para tratar de encontrar al vendedor adecuado para su empresa. En esta etapa, su equipo interno en combinación con consultores externos deberían redactar una lista inicial de requisitos para su función de cumplimiento.
Todo está en el planeamiento
A continuación, tenga una lista de vendedores. Estudie sus antecedentes, tecnología, interfases, capacidades y base instalada. Utilice esta información para pedir propuestas al grupo de vendedores ALD que haya identificado. Después de lo que podría ser un proceso arduo de solicitud de propuestas, usted debería tener una lista reducida de tres o cuatro proveedores claves.
Ahora viene el trabajo de verdad. Parte de su diligencia debida debería ser el contactar a sus colegas oficiales de cumplimiento ALD acerca de sus experiencias en “cómo conocer” a sus productos y sus proveedores. Usted esencialmente “se casará” con uno de los proveedores y necesita tener la mente fría para ir más allá del entusiasmo inicial de las pantallas llamativas y las páginas de Internet seductoras. Es importante hacer preguntas difíciles sobre la aptitud y confiabilidad del proveedor – la proporción de las “promesas de producir” – el tiempo empleado para corregir problemas, el soporte del proveedor y la confiabilidad del producto, pero cuanto más tiempo le lleve conocer un producto, mejores serán sus chances de encontrar una relación beneficiosa.
Ahora se puede sentir muy bien. Usted ha hecho su tarea, especificado más sus requisitos, se ha informado sobre el proveedor de software, completado el proceso inicial de pedido de propuestas, ha tomado conocimiento sobre la tecnología y ahora está listo para ver los productos la lista de proveedores posibles elegidos.
Posiblemente, su proveedor haya respondido el 100% de cada línea de sus requisitos, pero usted querrá mantener esa lista a mano para usarla como un listado de elementos a verificar durante las demostraciones.
En el mundo real
Es importante pedirle al vendedor que le haga la demostración de lo que sería un día típico, de manera que usted pueda analizar el producto en el escenario del mundo real. Haga que le muestre cómo se genera una alerta, cómo podría hacer usted el seguimiento, cómo considerar los documentos de las investigaciones y qué tan fácil puede ser enviarlos para su aprobación y asegurarse de que se completen, entre otras cosas.
No acepte una simple presentación de imágenes seguidas. El objetivo de las presentaciones es inspirar confianza. Su proveedor puede tener presentadores excelentes, pero usted necesita que el producto funcione bien. Haga que el proveedor efectivamente le muestre cómo funciona cada etapa en la práctica, y luego decida si satisface sus necesidades.
Evite problemas: monitoree el flujo de trabajo
Una de sus principales responsabilidades es el buen funcionamiento de su departamento de cumplimiento. Muchos departamentos han sido mencionados a causa de que sus reportes han sido tardíos o incompletos. Una de las claves para el reporte oportuno es automatizar tanto flujo de trabajo como sea posible. Es importante ser informado inmediatamente de las excepciones para su proceso, para que usted pueda tomar las acciones necesarias y tratar de evitar cualquier inconveniente potencial.
Además, también asegúrese de que el producto pueda manejar varias clases de listas (conocidas como listas “caliente” y “fría” o listas “gris” y “blanca”, etc.) además de la lista de elementos requerida por los reguladores.
Posiblemente usted no querrá ver solamente los registros de transacciones en el libro mayo, y considere el diseñar una lista de “exclusiones”. De manera similar, usted puede tener comportamiento anómalo en forma reiterada que necesite ser vigilado, para lo cual necesita saber si el software acepta la inclusión de listas “calientes” que puedan ayudarle a incrementar varias veces una señal de alerta.
También asegúrese de que el producto tenga un sistema de administración de casos o que pueda conectarse fácilmente con el equipo de otro vendedor reconocido. Si llegaran los reguladores, usted querrá poder volver sobre sus pasos, especialmente si no presentó algún reporte de operación sospechosa (ROS).
Primer paso de la implementación: extraiga información
Tal vez la parte más difícil de la implementación del software ALD sea la etapa inicial en la cual usted necesita ingresar información en su sistema elegido. Durante esta etapa, usted puede descubrir que es un esfuerzo importante el obtener todo lo que necesita en dos áreas claves:
1. Clientes – Para monitorear a un cliente, necesitará conocer toda la actividad del cliente. El primer desafío es definir a un cliente. ¿Lo es a nivel de cuenta? ¿A nivel del titular de cuenta? ¿Puede identificar a un cliente dentro de la empresa, si tiene una cuenta corriente, un préstamo, una hipoteca y una cuenta de inversión, y si usted puede seguir el flujo de fondos de su cliente a través de sus líneas de productos para, por ejemplo, muchas transacciones entrelazadas múltiples? Estos son algunos de los temas que usted debe considerar.
2. Transacciones – Una vez que ha definido a su cliente y las cuentas, entonces debería extraer sus transacciones financieras asociadas. Estas transacciones generalmente provienen de varios sistemas distintos en diferentes formatos y de diferentes proveedores.
Usted puede tener sistemas de cajeros separados, sistemas de depósitos y extracciones, sistemas de pagos, sistemas de transferencias cablegráficas y demás. Todas estas transacciones deberán ser extraídas y “ubicadas” dentro de unas pocas clases de transacciones utilizadas por la mayoría de los proveedores de software ALD. ¿Cómo ubicar a 50 o más categorías distintas de transacciones financieras en cinco u ocho tipos de transacciones monitoreadas? A veces no es fácil de lograr y generalmente se deja en manos de consultores experimentados especializados en la carga de datos para un producto determinado.
Dado los diversos temas que deben ser considerados antes de elegir un software, dedíquele mucho tiempo a su proyecto (de tres a seis meses como mínimo para las organizaciones con gran cantidad de información de clientes y seis o más meses para muchas de las implementaciones mayores con desafíos importantes de información). Por supuesto, también es importante presupuestarlo adecuadamente.
*Len Steinmetz es gerente senior del grupo antilavado de dinero (ALD) de Deloitte Financial Advisory Services LLP. Las opiniones expresadas en este artículo pertenecen al autor y no necesariamente representan las de Deloitte Financial Advisory Services LLP, ni a Lavadodinero.com. PPV: 07/23/2006
