Incluso el más experimentado especialista en antilavado de dinero puede tener dificultades para crear un sistema eficiente de mantenimiento de documentación. Puede suceder que recién cuando los examinadores golpean a la puerta, el especialista en cumplimiento se dé cuenta qué tan inefectivos pueden haber sido esos procedimientos.
Aplicar algunos principios básicos al proceso puede prevenir incomodidades cuando “no puede encontrar algo que el jefe está buscando” y también puede evitar multas o sanciones cuando no se puede entregar el documento que el examinador está solicitando.
Comience por preparar una lista de los documentos que su institución debe presentar y guardar, tales como los informes de actividad sospechosa, los informes de transacciones en efectivo y los informes de bloqueos de la Oficina de Control de Activos Extranjeros. Este listado le ayudará a asegurarse que todos los documentos requeridos estén incluidos.
Asegúrese de revisar toda la legislación para estar seguro de que no ha omitido ningún documento dudoso o raramente utilizado. Cree un índice para contar con una carpeta/archivo para cada registro de la lista. El índice debería reflejar la ubicación de cada archivo o carpeta. Luego, después de que todos los documentos han sido identificados, debería establecer procedimientos específicos para cada uno. Los procedimientos deberían incluir políticas que especifiquen:
– El personal responsable de completar determinados tipos de registros.
– Procedimientos para asegurarse de que existe una provisión adecuada de formularios y en blanco, y que el personal tenga conocimiento de cómo reponer los artículos agotados.
– Instrucciones sobre cómo y cuándo presentar solicitudes. Una de las fallas más comunes en los sistemas de guardado de documentos es el archivo incorrecto o la falta de presentación de informes requeridos por el regulador. También es una “mejor práctica” conservar ejemplos de formularios completados correctamente, a la mano.
– Establezca procedimientos de salida o cierre. Un documento de control debería colocarse en cada carpeta o archivo para asegurar que la remoción de cualquier informe sea documentada.
Una vez que las políticas y procedimientos de archivo de documentos han sido implementados, el sistema debería ser revisado por una auditoria interna. Si ésta es realizada correctamente, la auditoria identificará y documentará cualquier punto flojo en el sistema.
Debería incluir visitas del tipo “comprador misterioso”, donde alguien de su personal o institución se haga pasar por un cliente para ver si los formularios y documentación necesarios son completados. Además, los formularios y documentación deberían ser revisados selectivamente para asegurarse que los mismos cumplen con los plazos para ser completados.
Una vez que el sistema de archivo y guardado de documentación es certificado, debería ser presentado a la gerencia superior o a la junta de directores como un componente integral del programa antilavado de la institución.
-Al Gillum, CAMS, fue Inspector Postal de EE.UU. y es experto antilavado para negocios de servicios monetarios. Fue asesor del Servicio Postal de Estados Unidos, colaborando en la administración del programa global de cumplimiento. Fue orador en la Décima Conferencia y Exhibición Anual Internacional sobre Lavado de Dinero de 2006. Publicado el 1/12/2005.
