El dinamismo del mundo antilavado y los retos diarios de un oficial de cumplimiento dentro de cualquier organización impone una revisión constante de su metodología de trabajo y de su interrelación con la entidad en la cual presta servicios.
Varios expertos consultados por Lavadodinero.com coinciden en algunas claves y en recomendaciones genéricas:
1) Programa de cumplimiento: Implemente anualmente un programa de cumplimiento, el cual como bien sabemos debe ser aprobado por la Junta Directiva, en un esfuerzo por comprometerlos con sus objetivos. Lleve a cabo además un plan de seguimiento y evaluación del desarrollo del mismo, a objeto de entender y visualizar anticipadamente sus deficiencias y fortalezas, lo cual le permitirá mejorar el programa del próximo año y hacer hincapié en aquellos objetivos no cumplidos satisfactoriamente.
2) Sistema de administración de riesgo: Cuente con un sistema de administración de riesgos, es un elemento fundamental en el éxito de su gestión, no solo será aplicado a los clientes, categorizar el riesgo al que está expuesta la institución, mediante la segmentación de la cartera activa y pasiva, determinando el riesgo de productos y servicios, complementaran la matriz de riesgo aceptada para cualquier ente regulador, en este punto debemos hacer énfasis y transmitir a la alta gerencia de la institución que es imposible manejar y controlar el riesgo con sistemas manuales y hojas Excel, el apoyo tecnológico es primordial. Existen aplicaciones exitosas que le ahorrarán horas hombre y esfuerzos dedicados, que no solo le ofrecen la categorización del riesgo, además nos ofrecerán análisis de la transaccionalidad, importantísimo en el análisis del perfil establecido, la percepción del nivel de riesgo puede cambiar según los picos y curvas del comportamiento financiero del cliente y nivel de relaciones personales y corporativas.
3) Plan de identificación: Revise, reestructure e implemente un programa de identificación de clientes y formatos de recaudación de información, documentando y por escrito las mejoras y cambios del producto final. Deberá ser accesible a la primera línea de contacto con el cliente tales como: ejecutivos de cuenta, cajeros, asesores de negocios, personal de productos y servicios front y back de tesorería.
4) Órgano de evaluación: Para llevar a cabo las 3 primeras recomendaciones, cree un órgano interno de evaluación y control, que sesionará por lo menos trimestralmente, el cual puede nombrar Comité de Prevención y Control de Administración de Riesgos ALD/FT, debe estar conformado por un staff multidisciplinario, que represente el área de regulación y control involucre a personal clave de asesoría jurídica, auditoría interna, control de gestión, calidad organizativa, y riesgos, será contraproducente involucrar las áreas de productos y servicios con las de negocios, recuerden que son precisamente estos últimos quienes particularmente deben acatar la normativa interna, no pueden fungir ni participar como diseñadores de políticas y procedimientos, ni ser reguladores internos ya que se presentaría un conflicto de intereses.
5) Presupuesto: Cree un presupuesto exclusivo para cumplimiento, adaptado a sus necesidades específicas, tomar en cuenta la necesidad de adquirir soluciones tecnológicas que apoyen su gestión, contratación de personal, además de la capacitación continua y la multiplicación del mensaje entre las áreas, son ítems regulatorios dentro del presupuesto, que garantizan el éxito de su función al mitigar de manera eficiente los riesgos latentes en la intermediación y servicio financiero.
6) Control interno: Establezca procedimientos de control interno, la información debe ser evaluada como mínimo en 3 hitos de control, el que recibe, no debe analizar, ni aprobar, estas políticas y procedimientos deben ser evaluadas periódicamente. Deje rastro de cómo fue manipulada la información, para este objetivo adapte los formatos e incluya secciones específicas de observaciones, fechas de recepción y entrega, resultados y aprobación, además le permitirá evaluar su capacidad de respuesta, este punto es altamente observado en auditorias e inspecciones realizadas por los entes reguladores.
7) Comunicación clara: La comunicación interna debe ser concisa y directa, evite abordar la idea con un preámbulo, sea claro, los latinos tendemos a redondear la idea de tal forma que terminamos desviándonos del punto principal, confiando que el espíritu de la letra está implícito nuestro punto de vista, y se entenderá. No permita que sus recomendaciones se interpreten, no deje vacíos en la redacción, más bien en pocas palabras plasme sus recomendaciones, observaciones y decisiones, debe existir siempre el rastro de la Debida Diligencia aplicada en cada caso, demostrar los esfuerzos de su gestión es vital, para salvaguardar su reputación profesional en caso investigaciones externas y en el peor escenarios en la corte.
8) Selle sus acuerdos: Nunca haga acuerdos verbales, implemente medidas o tome decisiones en la asamblea de junta directiva o en el comité de prevención, o en una simple reunión, tomemos en cuenta el viejo dicho: las palabras se las lleva el viento. El universo de posibilidades del fracaso si usted no asegura las medidas es incalculable, selle sus acuerdos y decisiones siempre mediante un correo electrónico, una minuta, o un acta de asamblea y recuerde siempre ser claro y en resumidas expresiones trasmitir el mensaje.
9) Red de comunicación: Mantenerse informado es una necesidad, en primer lugar procure tener siempre activa su afiliación o membrecía en páginas web dedicadas al tema que nos ocupa, usted puede encontrar diversidad de información relevante, casos de estudio, últimas tendencias, noticias de internet y un beneficio fundamental incalculable la formación continua, extendida a su personal, minimizando costos y brindando oportunidad de conocimiento y de información de los temas más relevantes y tendencias
10) Respetar los límites: La presencia personal y las relaciones interpersonales son vinculantes, un código de vestuario formal es la forma adecuada de presentarse ante sus colegas y superiores, el Oficial de Cumplimiento debe inspirar autoridad y respeto. Sus relaciones laborales deben ser cordiales, pero no de confianza, los límites han de ser respetados, a fin de impedir que un colega o superior pretenda hacer uso de la camaradería, para violar una norma interna establecida
