Un sólido programa antilavado de dinero (ALD) a menudo es una función de recursos aplicados. La opinión tradicional es que, si se agregan recursos adicionales, ello resultará en un programa más profesional y efectivo. Es fundamental para este proceso saber cómo se definen y utilizan esos recursos.
La contratación de una docena de trabajadores sin experiencia e identificarlos como departamento ALD probablemente no resulte en un buen programa ALD, ni obtendrá buenas calificaciones de los reguladores. De manera similar, un banco que tiene desafíos desde una perspectiva tecnológica y un departamento IT sobreexigido, y que adquiere un software ALD altamente especializado, puede no estar asignando sus recursos para obtener un resultado óptimo. En este caso, la tecnología no siempre resuelve el problema. Si bien los bancos más grandes pueden tener acceso a mayores recursos, las instituciones más pequeñas pueden no tenerlo, y por lo tanto deben utilizar sus recursos más sabiamente, ya que deben cumplir con las regulaciones ALD que no distinguen entre el tamaño de los bancos o los recursos disponibles.
En un mundo perfecto todos los bancos tendría personal ALD altamente entrenado y competente, que utilizaría tecnología que se ocuparía completamente de todos os aspectos de la política y procedimientos ALD del banco. Aquellos con responsabilidades ALD tendrían el tiempo suficiente para administrar la exposición general al riesgo ALD del banco. Ellos podrían diseñar estrategias sobre los productos y servicios nuevos, así como también desarrollar y realizar capacitaciones muy específicas. Fundamentalmente operarían como un ejecutivo dentro del banco.
La realidad es que la mayoría de las actividades ALD son tareas relacionadas, naturalmente de oficina y repetitivas. Un informe reciente de Ernst and Young auspiciado por ACAMS concluyó que más de la mitad de los bancos que respondieron a la encuesta indicó que menos del 10% de los alertas generadas por los sistemas de monitoreo de transacciones eran consideradas productivas. Esto significa que el 90 % de las alertas no eran productivas o eran falsas alarmas; aún así cada alerta debe ser investigada y solucionada por un especialista ALD. Las falsas alarmas cuestan tiempo y dinero. Se trata simplemente de no darles el mejor uso a los recursos de los bancos para que implementen y administren un programa donde el 90% del flujo de trabajo no tiene consecuencias.
Desafíos de los bancos pequeños
A menudo los profesionales de cumplimiento de las instituciones más pequeñas deben cumplir muchas funciones. Se espera que no solo sean expertos en numerosas regulaciones vinculadas a distintos cumplimientos, sino que también administren la carga de trabajo vinculada a cada una de esas áreas. El cumplimiento ALD es una de las múltiples responsabilidades de cumplimiento. Los reguladores pueden haber, por ahora, dirigido su foco de atención más hacia la seguridad y eficiencia; sin embargo, volverán su atención al área ALD más pronto que tarde.
Los bancos también pueden resistirse a aumentar los presupuestos ALD para personal y capacitación debido a la naturaleza binaria del cumplimiento. Si los reguladores no presionan a la institución para que cambie el programa, a menudo se considera que el programa es bueno, lo sea o no.
Para aquellos bancos que sí invierten en “automatización ALD”, muchos pronto descubren que si bien el descubrimiento de alertas está de verdad automatizado, el flujo de trabajo detrás de la investigación, descubrimiento, administración y adjudicación de esas alertas no lo está. Frecuentemente los bancos que asumieron que verían que se generarían eficiencias una vez que la automatización ALD empezara a aplicarse, han obtenido lo contrario. De hecho, la carga de trabajo aumenta y se necesita más personal.
Otra triste realidad es que después de haber instalado tecnología ALD, algunos bancos encuentran que el sistema que compraron no es el adecuado para su institución. O es muy difícil de administrar, demasiado complejo para configurar para las necesidades específicas del banco o no es lo suficientemente sofisticado para atender las necesidades de la institución.
Existe otra solución
ACAMS Today recientemente publicó un artículo titulado “Tercerización: Mercenaria o Salvadora” que trató varios temas relacionados con todo el mundo nuevo de la tercerización ALD. A fin de entender el concepto, primero debemos saber qué es en realidad tercerizado.
Todos sabemos que por ley todos los bancos deben tener un oficial ALD designado y aplicar un programa para, entre otras cosas, monitorear las actividades sospechosas. A los fines de este análisis, no vamos a hablar de tercerizar ese nivel de responsabilidad, sino de las tareas de la oficina de apoyo o “back office” vinculada con la administración de un programa ALD. Es importante señalar que un individuo dentro del banco debe continuar actuando como el oficial de cumplimiento y aceptar la responsabilidad de tomar la decisión de presentar un reporte de operación sospechosa (ROS), así también generalmente debe dirigir el programa ALD del banco. Donde entra a jugar la función de tercerización es en la ejecución del flujo de trabajo diario asociada con el programa antilavado. Esto fundamentalmente incluye trabajar con el flujo de trabajo generado por un programa ALD bien definido en el área de monitoreo de transacciones y resolución de alertas.
Los proveedores de servicios ALD tercerizados a menudo incluyen el uso de tecnología ALD en un ámbito huésped. La tecnología está configurada para cumplir con la política y las obligaciones de procedimiento de la institución. Esta configuración tiene en cuenta a los clientes de la institución, la base geográfica de las operaciones, los productos y servicios ofrecidos así también como su perfil de riesgo. Específicamente, el proveedor tercerizado trabajará con la institución, estableciendo reglas y parámetros que serán implementados para reducir la exposición al riesgo ALD del banco y, lo que es igualmente importante, manejará el flujo de trabajo resultante. Muchos proveedores de servicios tercerizados también trabajarán con el banco para elaborar un programa constante de mejora del proceso medido a través de puntos de referencia acordados. El objetivo es no replicar simplemente el programa existente sino mejorarlo a través del tiempo.
Un buen proveedor de servicios ALD tercerizados trabaja en asociación con la institución para brindar servicios de monitoreo de transacciones y resolución de alertas, calificación del riesgo de clientes y servicios de análisis, filtración de listas de vigilancia y servicios de reportes gubernamentales. El proveedor del servicio también debería actuar como un servicio de reporte a la gerencia para que la gerencia pueda comunicarse mejor con los reguladores en lo que se refiere a la efectividad de su programa.
¿Cómo beneficia esto a la institución?
Los bancos y las uniones de crédito pueden beneficiarse de varias maneras. El proveedor de servicios de cumplimiento ALD asiste a varias instituciones. Ellas probablemente aprovechan los recursos técnicos que un banco individual no puede justificar, como las suscripciones a las bases de datos de información en Internet, varias herramientas de software ALD y una infraestructura IT dedicada y segura. Además, estas organizaciones han desarrollado en muchos casos una competencia principal alrededor de los servicios que ofrecen. Su personal es muy diversificado, altamente capacitado y poder cumplir con las cambiantes obligaciones del flujo de trabajo a medida que surjan. Dado que estas organizaciones brindan servicios ALD en varias instituciones, también pueden elaborar y aplicar las mejores prácticas y otras eficiencias de una manera que sería difícil de implementar para un solo banco.
Si bien a menudo puede ser un desafío para la institución asignar recursos a un departamento ALD, el proveedor de servicios puede hacerlo porque está dentro de su actividad principal. Ellos tienen personal suficientemente capacitado preparado para desempeñar los servicios necesarios. Los recursos pueden ser rotados fácilmente dentro del ámbito del proveedor del servicio. Con las economías de escala inherentes a la operación esto se logra con un costo marginal para la institución.
Desde una perspectiva económica, una solución basada en el servicio excluye al banco de hacer una inversió inicial importante en tecnología y personal, otorgando más control sobre el costo del programa especialmente cuando el banco puede estar realizando adquisiciones. Una solución basada en el servicio tiene mucho más sentido para las empresas bancarias holding que están buscando consolidar su función ALD, ya que podrán integrar más rápidamente a los bancos recientemente adquiridos.
¿Quién es un candidato para una solución ALD basada en el servicio?
Si bien muchos bancos han invertido y tal vez reinvertido en tecnología ALD, así también preparado personal para dirigir el proceso, puede que aún tengan que enfrentar desafíos regulatorios, operativos y reputacionales. Para las instituciones que están buscando controlar o estabilizar costos, o simplemente quieren reubicar activos en otras áreas más críticas para el desempeño financiero del banco, esto puede ser una razón para evaluar una solución externa.
Las instituciones que enfrentan críticas regulatorias sobre sus programas ALD a menudo pueden ver muchos factores que contribuyen a este escrutinio. Tal vez tienen dificultades en encontrar, entrenar y conservar al personal calificado en sus empresas. Tal vez sus recursos IT no puedan dar apoyo a la tecnología ALD que adquirieron o tal vez simplemente no se sientan cómodos con el riesgo asociado con su programa actual. En esos casos, un proveedor de servicios dirigido puede ser una gran ayuda. Esto es especialmente cierto cuando se evalúa la mejor aplicación de los recursos. Un profesional de cumplimiento puede ayudar a producir un impacto positivo en la misión comercial principal del banco en las áreas que tienen un mayor impacto financiero.
Para los bancos que buscan hacer cambios en su enfoque para dirigir el programa ALD reemplazando tecnología o contratando personal adicional, un enfoque tercerizado puede ser una alternativa inteligente. Un factor clave sería si hay suficientes recursos financieros y/o humanos disponibles.
Finalmente, si la institución simplemente está buscando cuál es la mejor manera de utilizar bienes, la tercerización puede ser la solución. Al contratar a un proveedor de servicios que se especialice en el cumplimiento ALD, la institución puede concentrar su atención en la dirección de la función de cumplimiento en general. Esto permite que más recursos se dediquen a los que es importante para el banco y a su desempeño financiero general.
La conclusión es que nos estamos acercando a un “punto de inflexión” en la sección más grande de la industria bancaria: la comunidad bancaria pequeña o mediana. Los bancos más grandes están tomando la delantera de los bancos más pequeños en su habilidad para mantenerse a nivel con este desafío regulatorio. Para las instituciones más pequeñas, el asunto es cómo aplicar mejor los recursos. La tercerización no es para todos, pero en algunos casos puede ser la solución inteligente.
Caso de Estudio
Un banco occidental grande (US$13.000 millones) había enfrentado una seria de agotadores exámenes ALD por su inhabilidad para desarrollar un programa de cumplimiento significativo. El uso de un sistema de procesamiento principal muy adaptado y esencialmente “hecho en casa” hacía muy difícil para el banco generar datos significativos referidos a las transacciones. El banco también había hecho una serie de adquisiciones que terminaron en que la información de los clientes se esparciera a los largo de varias aplicaciones y lugares. El banco tenía documentación muy deficiente sobre sus políticas y procedimientos y no había realizado los cambios sugeridos por los reguladores. Al enfrentar una orden de cesar y desistir (C&D, por sus siglas en inglés), lo que resultó que los planes de adquisición fueran puestos en espera, la institución se vio obligada a tomar medidas. Eran reticentes para contratar un grupo consultor, porque temían que simplemente identificarían los problemas que ellos ya conocían, prepararía un informe escrito y se iría sin dar una ayuda significativa para implementar la solución propuesta.
Lo que el banco sabía era que necesitaba un “socio”. Este socio vendría y se haría cargo de la situación, se convertiría en un intermediario entre ellos y su regulador, crearía y ejecutaría un plan sustentable y dirigiría el proceso tanto a corto como a largo plazo. En otras palabras, no solo necesitaban mejorar su programa ALD, también necesitan ayuda en la implementación de las mejorar y demostrar que las mismas eran sustentables. El banco también quería asegurarse que su equipo de cumplimiento pudiera contribuir en el proceso de adquisición concentrándose más en los planes de crecimiento futuro y menos en las tareas rutinarias.
El proveedor que eligieron pidió primero realizar una evaluación del riesgo ALD para conocer dónde había fallas y desde allí completar una revisión total y reescribir las políticas y procedimientos ALD. Al trabajar con el banco y el regulador, el banco pudo entonces crear una serie de documentos en los que se indicaba exactamente qué nivel de información detallada debía ser requeriría del banco cada mes, tanto para los reguladores como para la gerencia superior.
Una vez que la información de las transacciones, los clientes y las cuentas fue normalizada, el proveedor pudo configurar las reglas de monitoreo de la tecnología ALD. Pudo tener en cuenta los distintos escenarios identificados en la documentación, contando con el personal necesario para hacerlo.
Sin incrementar la cantidad de personal o comprando tecnología adicional, el banco ahora tiene una oficina de apoyo asociada que brinda servicios de monitoreo de transacciones y resolución de alertas, incluyendo los servicios de investigación y búsqueda, los servicios de administración del riesgo de clientes, los de reporte de las listas de vigilancia y los de reportes gubernamentales.
Al trabajar con su proveedor de servicios dirigidos, el banco puede salir de la orden C&D y comenzar nuevamente a realizar adquisiciones.
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