Por Brian Monroe.
Aunque una vez fue exclusiva de las grandes instituciones bancarias, la práctica de crear equipos de revisión de reportes de operaciones sospechosas está siendo cada vez más adoptada por las entidades financieras de mediano tamaño.
Estos grupos, conocidos como Comité de ROS (reportes de operaciones sospechosas), pueden ayudar al equipo de cumplimiento antilavado de dinero a explicar mejor actividades financieras complejas, así como a evitar errores en la presentación de los reportes y lograr una mejor documentación que las decisiones tomadas.
Desde mediados de la década pasada, la mayoría de los bancos grandes implementaron estos comités, a pesar de que no son requeridos por las regulaciones antilavado.
“Las decisiones sobre los ROS son muy importantes y hay muchas consecuencias por lo que es mejor que la decisión será tomada por el Comité. Es por eso por lo cual más bancos pequeños se han movido en esa dirección”, motivados además por mayores exigencias de parte de los reguladores, dijo Robert Serino, un ex inspector federal estadounidense y ahora abogado de Buckley Sandler LLP.
Utiliza un equipo de revisión de los reportes “ha sido un enorme beneficio para nuestro banco”, afirmó un oficial de cumplimiento de un banco de mediano tamaño de Texas, en el que fue creado un comité de reportes a su par de años.
Los inspectores bancarios “entienden que los grandes bancos e incluso en algunos más pequeños no puede ser una sola persona” la que tome la decisión sobre los reportes de operaciones sospechosas, declaró un funcionario regulador estadounidense, quien pidió mantener su nombre en reserva. En el caso de Estados Unidos, las agencias federales quieren estar seguras y que los oficiales de cumplimiento de la ley de secreto bancario tienen la palabra final sobre cómo proceder con el reporte de un posible crimen y que el Comité de ROS está estructurado en base a ese principio.
El oficial de cumplimiento del banco de Texas, quien agregó que “si el grupo cuenta con los recursos adecuados, se tomarán mejores decisiones al presentar los ROS, los cuales tendrán una mejor narrativa y se cometerán menos errores en información, porque ahí múltiples ojos viendo, criticando y dando su opinión”.
Estos equipos no son para todos las entidades, una pequeña institución financiera que presenta al año sólo algunos pocos ros relacionados a presuntos crímenes simples, no necesitan discutir los reportes en grupo, recomendó Robert Rowe, vicepresidente y consejero de la asociación de banqueros americanos (ABA).
En el caso de los bancos que presentan cientos de reportes anualmente y ofrecen productos financieros sofisticados, como las transferencias internacionales de las cuentas corresponsales, se beneficiará mucho en las reuniones del Comité, afirmó un oficial de cumplimiento de la entidad nacional estadounidense.
Dependiendo de su tamaño, un banco debe considerar crear un equipo de revisión regional que luego pueda comunicar sus decisiones con un comité superior en las oficinas centrales de la empresa.
Los dos oficiales de cumplimiento consultados coincidieron en que los reguladores recomiendan no incluir a directivos o altos ejecutivos de la entidad en el Comité, porque ellos pudieran ejercer influencia sobre las decisiones de cumplimiento y entorpecer la presentación de los reportes.
Debido a que uno de los objetivos del Comité de facilitar las inspecciones, los oficiales de cumplimiento deben mantener un registro sobre las reuniones del equipo, incluyendo quienes atendieron y el porcentaje de las alertas que fueron revisadas y presentadas como ROS a la unidad de inteligencia financiera
Recomendaciones para crear los Comité de ROS
Para una adecuada conformación de estos grupos se recomienda seguir las siguientes recomendaciones:
-El equipo debe estar conformado por empleados de los departamentos de cumplimiento anti lavado, antifraude y de la división de auditorías internas, así como miembros “sin voto” del área legal y crediticia.
-El equipo debe ser liderado por el Oficial de Cumplimiento, quien debe tener la palabra final en la toma de decisiones.
-El Comité debe reunirse no más de una vez a la semana y no menos de una vez al mes.
-La frecuencia de las reuniones dependerá de la cantidad de fondos envueltos en los ROS y del potencial daño computacional para la institución derivado de las actividades sospechosas.
-Debe evitarse la inclusión de miembros de la junta directiva, accionistas yo presidentes de la entidad.
-Llevar un adecuado registro de las reuniones, los participantes de decisiones tomadas.
– Para asegurar la privacidad, todos los miembros del Comité estar conscientes de que los reportes pueden ser sólo discutidos entre ellos mismos y todos los correos electrónicos relacionados a esa función debe ser encriptados.
-Las restricciones de seguridad de la información deben ser parte de la política de cumplimiento y el oficial de cumplimiento debe instruir a los miembros del Comité sobre cómo deben ser reportadas las violaciones de confidencialidad.
