Por Troy M. La Huis, CAMS, y Alan Abel, CPA, CFE*
Una economía estancada y las mayores obligaciones de cumplimiento antilavado de dinero (ALD) están haciendo que muchas instituciones financieras busquen maneras innovadoras de mejorar sus funciones de cumplimiento sin aumentar – o incluso reduciendo – sus costos operativos. Un enfoque que una gran cantidad de instituciones financieras está analizando es la combinación de sus operaciones ALD y las de monitoreo de fraude en una unidad única de “delitos financieros” para lograr una mayor eficiencia operativa. Los gerentes de las instituciones financieras deberán analizar varios factores para determinar si la combinación de estas operaciones es viable para ellos.
Los “pro” y los “contra” de la consolidación
Las razones convencionales para crear una unidad consolidada de delitos financieras son para utilizar de manera eficiente los recursos, la tecnología y los procesos; minimizar la posibilidad de que haya esfuerzos redundantes; incluir capas o niveles de supervisión; e idealmente, reducir los costos vinculados al monitoreo de transacciones, la conservación de registros y otros procesos y controles vinculados a las operaciones de la empresa.
El lavado de dinero, el fraude y otros delitos financieros constituyen incidentes que deben ser reportados por los bancos y las instituciones financieras no bancarias, según lo establece la Ley de Secreto Bancario [en Estados Unidos y otras leyes en los demás países]. El análisis y la investigación que realice la institución requerirán detalles sobre la conservación de registros, los reportes y las auditorías. Al combinar el monitoreo ALD y contra el fraude, la institución podría mejorar sus procesos y controles de conservación de registros y de reporte.
La ampliación del alcance de las actividades monitoreadas y la reducción del “efecto silo” mediante el intercambio de información pueden llevar a un éxito mayor para detectar operaciones inusuales y sospechosas. Consideremos, por ejemplo, los procesos “Conozca a Su Cliente” y de "Diligencia Debida sobre el Cliente" (DDC). Muchos programas informáticos para detectar fraudes se basan en información – como el nivel anticipado de transferencias del cliente – obtenida, por lo general, por el sector ALD al establecer la posibilidad de fraude. En un ambiente más conectado, esta información DDC también podría ser incorporada en la mayoría de los software para detección de fraude para controlar de manera más precisa los hechos fraudulentos.
Además, la consolidación del monitoreo ALD y del fraude debería generar un acercamiento de las operaciones de seguridad corporativa con las operaciones de cumplimiento. Una relación redefinida debería reducir las fallas de comunicación y los esfuerzos duplicados.
La combinación de las actividades ALD y de monitoreo del fraude no carece de posibles fallas o riesgos. La mayoría de los departamentos ALD y de monitoreo de fraude están integrados por personal que tiene antecedentes variados y conocimientos especializados. Si bien la tecnología se prestaría para combinar estas áreas, los conocimientos y experiencias humanos podrían no resultar adaptables. Los esfuerzos de consolidación planeados de manera ineficiente podrían dispersar inadvertidamente los conocimientos aplicados por parte de empleados que realizarían las tareas de manera tal que los convirtiera en una suerte de “comodín” que les permitiera realizar todas las tareas. Por ejemplo, las instituciones deberían asegurarse de que un gerente con experiencia en fraude, a quien se le asigne la tarea de supervisar los esfuerzos combinados de la nueva operación de fraude/ALD, no se concentre involuntariamente en los esfuerzos contra el fraude en detrimento de los esfuerzos ALD.
Finalmente, como en cualquier reorganización comercial, una reestructuración irreflexiva podría generar ansiedad en el personal, que podría no adaptarse fácilmente a los cambios. Es importante enfatizar las similitudes entre los grupos analizados para su combinación en lugar de sus diferencias.
¿Tiene sentido llevar a cabo una consolidación en su institución financiera?
Al evaluar la combinación de las operaciones ALD y de fraude, las instituciones financieras deberían analizar los siguientes factores:
1. Conocer el impacto en su institución.
Los gerentes de la institución deberían tratar de proyectar y evaluar el efecto que esa consolidación tendría probablemente en varias áreas, incluidas:
• Investigaciones y administración de casos
• Procesos Conozca a Su Cliente/Diligencia Debida sobre el Cliente
• Monitoreo de Transacciones
• Políticas y Procedimientos
• Capacitación para el personal de las áreas de primera línea, de apoyo y medio
• Tecnología y administración de plataforma
• Gerencia
• Personal
• Reporte de operaciones sospechosas
• Conservación de registros
• Auditoría
Es importante evaluar cuidadosamente los posibles beneficios y las desventajas de la consolidación. Un efecto negativo en una o más áreas podría pesar más que los resultados positivos en otras áreas.
2. Abordar la implementación preliminar de las tareas.
Si una institución financiera decide que debe llevar a cabo una consolidación, debería decidir la mejor forma de llevar a cabo el proceso. La institución deberá elaborar objetivos, mediciones del éxito y las medidas adecuadas para la institución en cuestión. También debería comunicar las ventajas económicas y de cumplimiento al combinar las funciones, tanto a los reguladores como a otros participantes, como la gerencia superior y a los departamentos de cumplimiento, fraude y tecnología de la información.
3. Elaborar un plan para lograr éxito.
Para evitar inconvenientes a lo largo del proceso, la gerencia debería elaborar un detallado mapa de ruta del proceso de consolidación e informarlo a todos los participantes. Para evitar esfuerzos desaprovechados y cambios inesperados, aquellos que supervisen el proceso deberían coordinar los esfuerzos con los individuos que tienen a cargo las iniciativas simultáneamente en la institución.
4. Administrar prudentemente.
La elaboración de un plan amplio de consolidación no será suficiente por sí misma, una institución financiera que consolide sus funciones ALD y de monitoreo de fraude también deberían administrar de manera adecuada la implementación del plan. Por ejemplo, la transparencia con todos los participantes es vital.
La consolidación es principalmente una iniciativa basada en la eficiencia, pero lograr esa eficiencia podría no ser lo suficientemente valiosa si cualquiera de los participantes tiene temas de interés o de preocupación que no son considerados o que socavan los objetivos generales. La institución debería analizar las opiniones y reacciones de todos los participantes.
El planeamiento y la administración efectiva también requieren la contratación de profesionales calificados aptos para implementar un cambio tan significativo. Los gerentes de la institución deberían utilizar los recursos de toda la institución – y posiblemente más – para asegurar que se cuenta con la experiencia y conocimientos necesarios en la gerencia del proyecto, el control del cambio y la tecnología.
La consolidación de las operaciones ALD y de fraude no tiene sentido para todas las instituciones financieras, pero algunas obtendrán un valor real a través de un mayor cumplimiento, los procesos y controles mejorados del monitoreo y los menores costos operativos. Un enfoque analizado y bien estructurado para evaluar y ejecutar la consolidación puede ayudar a la institución a lograr sus objetivos más rápidamente y a un menor costo.
*Troy La Huis es ejecutivo de Crowe Horwath LLP, en la oficina de Grand Rapids, estado de Michigan. Alan Abel es ejecutivo de Crowe Horwath LLP, en la oficina de Fort Lauderdale, estado de la Florida.
