Por Kevin M. Anderson. CAMS, vicepresidente senior de Bank of America, Estados Unidos.
Éste es el segundo de dos artículos sobre los elementos fundamentales que deberían estar incluidos en un programa antilavado de dinero (ALD) exitoso (para leer el primer artículo de la serie, pulse aquí). El artículo anterior analizó tres elementos claves —responsabilidad de la gestión, controles y supervisión y vigilancia del programa— que dan el marco básico de un programa de cumplimiento. Al establecer el tono desde el estrato superior, así también como la aplicación de controles para incrementar el cumplimiento y verificar para ver que se cumplan las obligaciones, la institución puede crear un programa que tenga las herramientas esenciales para ser exitoso.
Este artículo continúa con el análisis general de los restantes cuatro elementos que completan un programa ALD exitoso: políticas y procedimientos, gestión regulatoria, capacitación y reporte.
-Políticas y Procedimientos Efectivos
Las políticas y procedimientos establecen los requisitos y pasos básicos mediante los cuales los empleados llevan a cabo sus tareas de cumplimiento. Esto incluye las obligaciones legales y las regulatorias, así también como aquellas decisiones comerciales basadas en el riesgo tomadas por la institución. Las políticas y procedimientos que solo son elaboradas y no se aplican seguramente se volverán obsoletas y probablemente generarán auditorías y revisiones. Por lo tanto, las políticas y los procedimientos deben ser revisados periódicamente para evaluar si es necesario actualizarlos. Además, son de poca utilidad si los empleados que deben seguirlas no las conocen o desconocen cómo acceder a ellas. A menudo es beneficioso hacer que las políticas y procedimientos sean accesibles en línea, como por ejemplo mediante un sitio web interno, para que la versión más actualizada pueda ser consultada por todos. Esto también representa un potencial e importante ahorro en los costos al reducir la cantidad de papel innecesario utilizado en documentos estáticos que se desactualizan.
Las políticas y procedimientos también deberían ser elaborados de una manera tal que sea la más adecuada para la institución. Es recomendable redactar un documento que se aplique al nivel más alto de la institución, pero con procedimientos más detallados para los distintos grupos funcionales de la empresa, como los cajeros, los representantes de cuentas nuevas y el personal de la oficina de apoyo. Esta estructura le permite a toda la institución tener una mayor coherencia aplicando un enfoque de arriba hacia abajo al cumplimiento antilavado. La institución también podría optar por tener divisiones internas, como líneas de negocios grandes o entidades legales, para crear sus propias políticas y procedimientos. Si bien este enfoque les permite a las divisiones una mayor flexibilidad en la actividad, es un desafío mayor vigilar centralmente las operaciones y administrar las posibilidades de enfoques inconsistentes respecto del cumplimiento ALD dentro de la institución. Sin perjuicio de la posición tomada, es importante tener alguna supervisión centralizada sobre las políticas y procedimientos internos de la empresa.
-Responsabilidad gerencial regulatoria
La responsabilidad gerencial regulatoria se refiere a la supervisión del ámbito y las interacciones regulatorias con los reguladores. Se inicia con una lista de todas las leyes, regulaciones, reglas y estándares aplicables que rigen el cumplimiento. Estos son los pilares básicos de las políticas y procedimientos de la institución; si un oficial de cumplimiento puede identificar las políticas y procedimientos que se refieren a cada una de las obligaciones aplicables en la ley o las regulaciones, él/ella debería tener una buena idea de que las políticas y los procedimientos están por lo menos incluyendo lo básico. También es bueno tener una lista de las guías regulatorias aplicables, ya que esto ayuda a que la institución conozca las expectativas de los reguladores con relación a las políticas y procedimientos. Si bien la guía generalmente no es vinculante, como lo son la ley y las regulaciones, con frecuencia es el estándar mínimo que el regulador aplicará al examinar a una institución. A menudo ayuda en una revisión poder identificar cómo las políticas y procedimientos reflejan la guía regulatoria.
Mientras que tener un inventario exacto de las leyes y regulaciones puede ser una tarea importante, no sirve de mucho si no existe un proceso para actualizarlo. Las leyes y regulaciones cambian con el tiempo; esto requiere un proceso para identificar los cambios e incluirlos en las políticas y procedimientos en la medida que sea necesario. Por esta razón, es importante tener un conocimiento de las obligaciones vigentes para saber cuáles son los cambios, así también como saber cuáles son las modificaciones que tendrán un impacto sobre la institución y qué deberá hacerse para implementar los cambios. Al identificar las modificaciones que se necesitarán, puede prepararse una lista para facilitar su inclusión en las políticas y procedimientos, así también como permitir la supervisión centralizada de la implementación de las modificaciones en una institución más grande. La lista también ayudará a comunicar los cambios a la gerencia y al personal que deberá actuar como resultado de las modificaciones.
Otra razón importante para identificar los posibles cambios en la regulación es que muchos reguladores publican proyectos de regulaciones y solicitan comentarios a los mismos. Este proceso de comentarios es una forma importante para los integrantes de la industria de dar respuestas significativas a las propuestas regulatorias. En Estados Unidos, el proceso de comentarios a las regulaciones ha resultado en una cantidad importante de cambios entre una regulación propuesta y las obligaciones finales que deben implementarse. Si bien el plazo para hacer comentarios a menudo puede ser relativamente corto, entre 30-90 días, es fundamental hacer una evaluación del impacto de los cambios y determinar si hay problemas con el enfoque.
Considere a la propuesta de la misma manera que consideraría a la regulación final y establezca qué deberá hacer su institución para cumplir con ella. Si no lo hace, puede terminar teniendo que implementar una regulación imperfecta, lo que resultará en muchos más problemas que redactar una carta con comentarios.
Al escribir una carta con comentarios, es importante dar una explicación clara del problema, como que las modificaciones presentan un conflicto con otras leyes (como que la propuesta requiere que las instituciones de los EE.UU. hagan fotocopias de los documentos de identidad), una estimación clara de la carga que impondrá el cambio (dando estimaciones del tiempo o costo del cambio en lugar de una declaración genérica de que la modificación impone una carga), y otros temas de interés. Los reguladores están haciendo lo mejor para crear una solución factible para una obligación legal, pero generalmente no están tan familiarizados con el trabajo interno de la institución financiera, ni siempre son versados en todas las demás leyes y regulaciones que pueden entrar en conflicto con su propuesta. Generalmente, es mejor ver el proceso de propuesta regulatorio como una colaboración entre los reguladores y los sectores regulados; al trabajar juntos, ambos lados pueden llegar a una solución práctica.
En muchos casos, la institución puede no querer dejar un registro haciendo una presentación de sus comentarios, es muy importante tener una buena relación de trabajo con los grupos de la industria, los cuales generalmente están organizados para promover a los miembros de una industria en particular. Con frecuencia los grupos de la industria enviarán cartas con comentarios en nombre de sus miembros, ya que muchos de sus miembros tendrán temas de interés similares.
Otro elemento clave dentro de la responsabilidad gerencial regulatoria es la elaboración y mantenimiento de una relación constructiva y productiva con los reguladores. Si bien algunas instituciones tienen equipos para trabajar en las revisiones, otras verán a los reguladores solo cada determinada cantidad de años. En cualquier caso, es importante tener una buena relación de trabajo con los reguladores. Cuando los reguladores piden información, es fundamental que la institución pueda entregar la información solicitada o pedir aclaraciones cuando sea necesario. Por ejemplo, los reguladores pueden no estar familiarizados con cómo una institución en particular realizará el reporte gerencial, pero con un diálogo saludable, la institución a menudo puede dejar que los reguladores sepan qué puede entregar y esto será aceptable para ambas partes. Sin este diálogo, el regulador puede interpretar erróneamente un informe que no sea exactamente lo que solicitó como si la institución estuviere tratando de ocultar algo o evitando la pregunta.
Si bien la institución y su regulador no siempre estarán de acuerdo en todo, es importante tener una relación donde ambas partes conozcan a la otra y trabajen juntos hacia un objetivo común de lograr un buen programa de cumplimiento para proteger a la institución de que sea abusada por los lavadores de dinero y los terroristas. Una relación adversa no fomentará esto y podría resultar en un choque de personalidades que puede perjudicar lo que debería ser el objetivo común.
-Capacitación
La capacitación es el puente fundamental entre las políticas y procedimientos de la institución y los empleados que deben seguirlos. Una política que simplemente ha sido elaborada y que no se aplica no es de utilidad para los empleados o la institución. Es por esta razón que la obligación de capacitación está incluida entre los pilares de un programa ALD. Por ello, es fundamental que los empleados sean entrenados sobre qué se considera fundamental en el programa de cumplimiento.
No es suficiente con dar una
