El término “revisión retrospectiva” se refiere al proceso por el cual las transacciones históricas, que ya deberían haber sido analizadas, investigadas y posiblemente reportadas, son revisadas y reexaminadas a pedido de los reguladores.
Este proceso suele implicar costos, tiempo y puede generar algunas complicaciones con los entes supervisores. Las revisiones retrospectivas pueden ser ordenadas a los sujetos obligados por varias razones, pero la más común es cuando los examinadores detectan fallas en su estructura de cumplimiento durante una inspección. Los problemas más comunes encontrados son:
· No reportó alguna actividad sospechosa
· Presentó reportes de operaciones sospechosas (ROS) reportes de transacciones en efectivo (RTE) incompletos o inadecuados
· No tiene un sistema de monitoreo de transacciones eficiente que detecte las operaciones sospechosas
· No cuenta con herramientas de investigación de alertas
· No está bien definido el proceso de investigación y análisis de las alertas
Este proceso suele abarcar las operaciones históricas que abarcan un período variable entre seis meses a 3 años. En algunos aspectos, las revisiones retrospectivas presentan menores desafíos que el monitoreo de las transacciones en tiempo real, porque los analistas pueden revisar grupos mayores de actividades pasadas durante períodos de tiempo más largos, tanto en las cuentas activas como en las cerradas, para verificar los patrones y tendencias.
Sin embargo, las revisiones retrospectivas pueden demandar mucho trabajo y recursos, pero también tienen un lado positivo. Presentamos una serie de pasos necesarios para realizar de forma eficiente una revisión retrospectiva:
Cómo empezar
La obligación de realizar una revisión retrospectiva le da a la institución financiera una oportunidad única de utilizar el proceso para adaptar mejor sus perfiles de riesgo únicos y detectar deficiencias en su programa antilavado de dinero. La información que saca a la luz la revisión retrospectiva puede servir como un mapa de ruta para mejorar los procesos ALD porque después de completar tal proyecto es más posible que tenga más conocimiento de las capacidades y limitaciones de sus herramientas de monitoreo constante de transacciones y de los procesos de investigación y reporte relacionados con ellas.
Estudiar las conclusiones de las revisiones retrospectivas puede darle una mejor comprensión de los riesgos de lavado de dinero y financiación del terrorismo de su institución financiera. Aprender de las conclusiones de las revisiones retrospectivas es clave. Por ejemplo, usted puede identificar tipologías de lavado de dinero en los ROS revisados en forma retrospectiva e incorporar evaluaciones de riesgo en su programa continuo para detectar una mayor actividad relacionada o incorporar individuos y entidades identificados durante la revisión retrospectiva a su lista de vigilancia en vigencia.
Estableciendo el tono
Antes de comenzar con su revisión retrospectiva, es importante que la gerencia superior establezca el tono adecuado, enfatice a los empleados la importancia de adherir al mandato regulatorio y asuma un compromiso para aplicar las lecciones aprendidas del proceso para mejorar el avance del programa antilavado de dinero de la compañía. En razón de que los profesionales de los sectores de tecnología, cumplimiento, auditoria interna y líneas de negocios ya recargados en sus tareas estén obligados a asistir en la realización de la revisión retrospectiva, éste puede ser un momento difícil. Es importante recordar que se requerirá la atención cuidadosa de todos los participantes involucrados para poder completar el proceso retrospectivo.
Antes de comenzar con la revisión retrospectiva, converse con otras instituciones financieras y pregúnteles cómo lo hicieron ellas. La buena guía de fuentes internas y externas puede hacer la diferencia entre una experiencia retrospectiva desagradable y una tolerable.
Mantenimiento de la información correcta es la clave
Una revisión retrospectiva conlleva el mantenimiento de la información correcta y el saber qué hacer con ella una vez que la tiene. El compromiso de la institución para mantener la información exacta, bien organizada, puede convertir una revisión retrospectiva desastrosa en una eficiente. El costo de la revisión retrospectiva, en dólares y personal, a menudo depende de que toda la información de las transacciones que la institución deba revisar esté completa. Cuanto más completa es la información – como una transferencia cablegráfica, una transacción de un comercio minorista o conocer la información de su cliente – más fácil será eliminar “positivos falsos” o resumir actividades sospechosas en un ROS. Muchas instituciones financieras cometen el error de obtener información retrospectiva de una fuente “enriquecida”. Esa información puede ser arbitrariamente truncada de forma tal que puede obstaculizar severamente el proceso de revisión retrospectiva.
La institución debería tratar de identificar correctamente a todas las partes y áreas en sus sistemas de conservación de información. Esto significa la realización de una revisión exhaustiva de toda la información. Los reguladores quieren saber quién está realmente detrás de las transacciones individuales y por qué pueden estar realizándolas. Es importante mencionar, especialmente en las transacciones entre bancos, que los reguladores se inclinan a tratar de obtener la información de los terceros que puedan participar de ellas, aún cuando al hacerlo puedan demorar el proceso. Para determinar estas clases de patrones de información es útil realizar la búsqueda y clasificar el campo de información dado que puede contener información que no esté disponible en otro lugar.
Cubriendo los riesgos
Usted debería reconciliar las líneas de negocios y los productos de su institución sujetos a la revisión retrospectiva a las evaluaciones de riesgo adaptadas especialmente con las tipologías de lavado de dinero para asegurar que está evaluando las transacciones y los riesgos correctos. Sin embargo, para aplicar los escenarios de riesgo adecuados de manera efectiva, su institución debe primero comprender sus propios riesgos – y los riesgos de sus varios productos y servicios, clientes y ubicaciones geográficas. Sin una comprensión clara de cómo opera el negocio o de sus puntos débiles, no hay forma de distinguir entre transacciones usuales e inusuales. Y, sin esa distinción, es virtualmente imposible identificar patrones o actividades sospechosos que deberían ser reportados.
“Agrupe” la información
Una vez que comprende cabalmente qué significa la información, debería agrupar o “separar por casos” los resultados de las conclusiones de la evaluación de riesgo alrededor de una entidad central, como un cliente o una parte participante en las transacciones con uno o más clientes del banco, para realizar una mayor revisión.
Cuando sea posible, separe los grupos de transacciones o transacciones relacionados en casos individuales para limitar la cantidad que deba ser investigada en la siguiente fase del proceso. Al reducir la cantidad de casos que requieren investigación, un paso clave en el proceso retrospectivo, puede ahorrar tiempo y dinero. Pero no combine demasiadas transacciones, los casos demasiado largos o complejos no pueden ser investigados de forma eficiente y pueden requerir infinidad de otorgamientos de seguridad de calidad y correcciones si son demasiado amplios.
Obtenga aprobación regulatoria
Sea que utilice una calificación de riesgo, patrones, inteligencia artificial o todas estas herramientas, debería analizar su metodología con los reguladores para obtener la aprobación de su proceso preferido. El no hacerlo puede resultar en trabajo extra si los reguladores no están de acuerdo con su metodología y le instruyen para que vuelva a comenzar el costoso proceso. Conversar sobre su metodología al comienzo y luego examinar una sección en común de toda la información le permitirán demostrarle a los reguladores cómo funcionarían sus hipótesis en la práctica.
Aplicar las reglas sobre revisiones retrospectivas a una sección común de información en lugar de a toda la información también le permite a los reguladores y al equipo de revisión retrospectiva adaptar mejor todo el proceso de revisión de información antes de aplicarlo a todo el conjunto de la información.
Usted debería mantener informados a todos los reguladores durante todo el proceso, con resúmenes, muestras de casos e informes sobre el progreso de la revisión para mantenerlos actualizados sobre las conclusiones y las medidas correctivas que haya tomado la institución. Debería elaborar sus observaciones y comentarios y demostrar el compromiso de la institución para hacer las cosas correctamente.
Establezca protocolos de investigación
La metodología que debería utilizar incluye protocolos investigativos que puedan ser auditados y procesos de seguridad de calidad para asegurar que el trabajo de investigación es realizado exhaustivamente y es aplicado de forma consistente.
Las investigaciones históricas que realice de acuerdo con la revisión histórica pueden llevar a los bancos a uno de tres resultados – cerrar la investigación, continuar con el monitoreo de cuentas o presentar un ROS sobre las entidades o individuos bajo escrutinio. La experiencia demuestra que al adaptar los protocolos a las clases específicas de casos, se focaliza el análisis, se incrementa la calidad y se agiliza la terminación del caso.
Las investigaciones retrospectivas se basan en muchos procesos interdependientes que incluyen a todo el programa ALD, incluyendo los procesos de identificación de clientes, las políticas de calificación de riesgo de clientes, los ROS presentados previamente, la efectividad del proceso de solicitud de información del banco y las listas de vigilancia.
Si usted está tratando de determinar si ciertas transacciones tuvieron un evidente propósito comercial legítimo usted deber verificar la carpeta sobre conocer a su cliente y presentar pedidos de información organizados y consistentes a los gerentes de relaciones y los oficiales de cumplimiento en otras instituciones para determinar rápidamente la industria en la que opera un cliente y su actividad anticipada. Sin esa información –o una respuesta oportuna al pedido de información– es posible clasificar inadecuadamente la actividad del cliente y reportarla innecesariamente como sospechosa basándose en la falta de información correcta.
Ciertos escenarios y situaciones de riesgo pueden requerir protocolos de investigación especializados y metodologías adaptadas especialmente para investigar ciertas señales de alerta o superar la disponibilidad o formato de cierta información de clientes, como la información conozca-su-cliente. Usted puede considerar que un protocolo y metodología serán suficientes, pero la experiencia muestra que adaptar los protocolos y las metodologías tiende a focalizar el análisis, aumentar la calidad y acelerar la culminación del proceso.
Alcance de los ROS
A menudo, la actividad que aparece cuestionable a primera vista podría ser explicada razonablemente si las porciones clave de la información de la transacción están disponibles y no es difícil acceder a las mismas sea por localidad o por modificaciones inadvertidas. Otras veces la decisión de presentar o no un ROS requiere información adicional del personal de la línea de negocios como las carpetas de apertura de cuentas o la información de los gerentes de relación y/o empleados de la línea de negocios.
Estos pedidos de información deberían ser enviados bajo la autoridad de un funcionario de alto rango para asegurar respuestas rápidas y efectivas. La calidad de la respuesta a las preguntas del analista investigativo a menudo determina la presentación o no de un ROS.
Es muy importante presentar informes de actividad sospechosa claros y exactos que las agencias de control legal puedan comprender. Las instituciones financieras deben tener políticas meticulosas de documentación de ROS y los empleados deben ser cuidadosos al determinar cuándo y si debe presentarse un ROS. Los reguladores determinan si los ROS contienen toda la información importante necesaria para los agentes de control legal para investigar el caso. Así, debe ser consistente en la revisión y reporte de actividades sospechosas y ser igualmente consistente al decidir la no presentación de un reporte que determinó no era sospechoso.
Es crítico obtener y documentar toda la información necesaria para decidir la investigación del caso y para determinar si debe presentarse un ROS.
Si se hace correctamente, usted puede aprender muchísimo sobre los riesgos de su institución y medir las conclusiones de la revisión retrospectiva para mejorar su monitoreo constante de transacciones. El mantener la mejor información posible y utilizarla para realizar evaluaciones de riesgo que abarquen el alcance retrospectivo puede ayudarle a lograr un plan que reúna todo que los reguladores apreciarán.
Para hacer el trabajo, elaborar los casos correctos y trabajarlos utilizando protocolos de investigación adaptados con correcciones, control de calidad y estándares de seguimiento de auditoria son los puntos iniciales de análisis investigativos realizados exhaustiva y consistentemente.
Las revisiones retrospectivas actualmente son un hecho corriente en el campo ALD. Un enfoque concienzudo y la aprobación regulatoria de su enfoque llevarán a un cumplimiento ALD mejorado, la obtención de valiosa información sobre los riesgos de lavado de dinero y financiación del terrorismo de su institución y, posiblemente, a una mejor opinión regulatoria sobre su institución.
